Sådan vælger du det rigtige bookingsystem til din restaurant

For at vælge det rigtige bookingsystem skal du matche funktioner til dine reelle behov og pris til dit volumen. De fleste restauranter betaler for meget for funktioner de aldrig bruger, eller for lidt for systemer der mangler det basale. Det rigtige system tjener sig selv hjem i færre no-shows og mere effektiv drift.

Med masser af muligheder på markedet kan det virke uoverskueligt at vælge. Nogle tager betaling pr. gæst, andre har fast månedspris, og nogle har gratis versioner. Nogle satser på at skaffe dig nye gæster, andre på at styre de gæster du allerede har. Denne guide giver dig en struktureret tilgang til at finde det rette match.

Hovedpointer

• Løsningen: Definér dine behov først, match derefter systemer til krav og budget
• Forventet effekt: Et system der sænker no-shows, forbedrer driften og passer til din økonomi
• Tid til opsætning: 2-4 timer til evaluering, 1-2 uger til opsætning og overgang
• Pris: Gratis til 2.000+ kr./måned afhængigt af funktioner og volumen

Før du går i gang

Inden du kigger på systemer, skal du have styr på, hvad du faktisk har brug for. Dine krav styrer alt andet.

Spørgsmål du skal besvare:

• Hvor mange gæster serverer du pr. dag/uge?
• Har du brug for online booking, eller klarer telefon og walk-in det?
• Vil du opkræve forudbetaling?
• Har du brug for integration med dit kassesystem?
• Hvor vigtigt er det at tiltrække nye gæster vs. styre de eksisterende?
• Hvad er dit budget til reservationssoftware?

Det skal du bruge til evalueringen:

• Dit nuværende månedlige reservationsvolumen
• Din gennemsnitlige no-show rate
• Liste over funktioner du bruger nu (hvis du skifter system)
• Myndighed til at tage beslutningen
• 2-4 timer til research og demoer

Trin 1: Find dine must-have-funktioner

Start med at adskille det du absolut har brug for fra det der er rart at have. Vær ærlig om, hvad du reelt vil bruge.

Sådan gør du:

1. List dine nuværende smertepunkter (no-shows, dobbeltbookinger, manuelle processer)
2. Find de funktioner der direkte løser dem
3. Adskil must-haves fra nice-to-haves
4. Tænk fremtidige behov med, efterhånden som du vokser

Must-have for de fleste restauranter:

• Online booking-widget til hjemmesiden
• Automatiske SMS/e-mail-påmindelser
• Gæstedatabase med kontaktoplysninger
• Mobiladgang for værter
• Basal rapportering om reservationer og no-shows

Værd at betale for, hvis du har brug for det:

• Bordstyring med visuel gulvplan
• Forudbetaling og depositumopkrævning
• Gæste-CRM med noter og præferencer
• Integration med kassesystem eller andre systemer
• Avanceret analyse og rapportering

Spring over, medmindre du reelt vil bruge det:

• Marketingautomatisering (de fleste restauranter bruger det ikke)
• Omfattende integrationer (medmindre du har specifikke behov)
• Enterprise-funktioner til kædestyring

Trin 2: Forstå prismodellerne

Prisstrukturer varierer meget. Vælg den model der giver mening for dit volumen og dine mål.

Sådan gør du:

1. Beregn dit månedlige antal gæster
2. Estimér omkostninger under hver prismodel
3. Tag højde for hvilke bookinger der kommer fra platformen vs. dine egne kanaler
4. Medregn samlede omkostninger inkl. opsætning og træning

Gebyr per gæst (OpenTable, Resy):

• 7-20 kr. pr. siddende gæst fra platformbookinger
• Højere gebyr for bookinger fra deres gæstenetværk
• Lavere eller ingen gebyr for direkte bookinger via din widget
• Giver mening, hvis du vil have adgang til deres netværk af gæster
• Bliver dyrt ved højt volumen

Fast månedspris:

• Forudsigelige omkostninger uanset volumen
• Typisk 350-2.000 kr./måned for fulde funktioner
• Bedre for travle restauranter der selv genererer bookinger
• Du straffes ikke for succes

Freemium:

• Basisfunktioner gratis, premium betalt
• Godt til at komme i gang eller til mindre restauranter
• Kan have begrænsninger på antal bookinger eller funktioner
• Mulighed for at opgradere, efterhånden som du vokser

Eksempel for en restaurant med 100 gæster/aften:

Trin 3: Vurdér dit behov for bordstyring

Ikke alle restauranter har brug for visuel bordstyring. Men har du brug for det, ændrer det hvilke systemer du skal kigge på.

Sådan gør du:

1. Vurdér kompleksiteten i dit lokale (antal borde, konfigurationer)
2. Afgør om du har brug for visuelt at optimere pladser
3. Overvej om dine værter vil have gavn af gulvvisualisering
4. Tjek bordstyringsfunktioner hos de systemer du overvejer

Du har nok brug for bordstyring, hvis:

• Du har 40+ pladser
• Flere spiseområder eller konfigurationer
• Borde der ofte skal sættes sammen
• Du skal balancere tjenersektioner
• Du vil optimere pladsudnyttelsen

Du kan undvære bordstyring, hvis:

• Lille restaurant (under 30 pladser)
• Simpelt lokale
• Kun ét spiseområde
• Disk eller casual seating

Trin 4: Opdagelse vs. driftsfokus

Nogle platforme satser på at skaffe dig nye gæster. Andre fokuserer på at styre dem du allerede har. Find ud af, hvad du har mest brug for.

Sådan gør du:

1. Analysér hvor dine bookinger kommer fra nu
2. Vurdér om du har brug for hjælp til at finde nye gæster
3. Beregn hvad det koster at skaffe gæster via platforme
4. Overvej dine egne markedsføringsmuligheder

Opdagelsesfokuserede platforme (OpenTable, Resy, Yelp):

• Store netværk af gæster der søger efter restauranter
• Betal pr. gæst for bookinger der kommer fra platformen
• Mindre kontrol over gæstedata
• Godt for nye restauranter eller dem i markeder med hård konkurrence

Driftsfokuserede platforme (Resos, Eat App, ResDiary):

• Fokus på effektiv reservationsstyring
• Du ejer gæsterelationen og data
• Lavere eller ingen gebyrer per gæst
• Bedre for etablerede restauranter med eksisterende trafik

Hybrid tilgang:

• Brug et driftsfokuseret system som dit primære
• Slå Reserve med Google til for synlighed
• Overvej begrænsede platformnotering til specifikke formål
• Styr stamgæster hen til direkte booking

Trin 5: Test, inden du forpligter dig

De fleste systemer tilbyder gratis prøveperioder. Brug dem ordentligt, før du beslutter dig.

Sådan gør du:

1. Lav en shortliste med 2-3 systemer ud fra dine krav
2. Tilmeld dig gratis prøve af hver
3. Test med dit faktiske daglige flow — ikke tænkte situationer
4. Lad dit team prøve systemet, ikke kun dig
5. Vurdér brugervenligheden under travl service

Det skal du teste:

• Bookingflowet for gæster (book et bord fra din telefon)
• Den daglige værtsworkflow (styring af en fuld aftens reservationer)
• Bordstyring, hvis det er relevant (tildeling af borde, walk-in-håndtering)
• Rapportering (kan du finde de data du har brug for?)
• Mobiloplevelsen (fungerer det godt på tablet ved værtspulten?)

Advarselstegn under test:

• Interface der kræver lang oplæring
• Langsom eller ustabil ydelse
• Funktioner der blev lovet, men ikke findes
• Dårlig mobiloplevelse
• Kundesupport der ikke svarer

Trin 6: Tjek integrationsbehov

Hvis dit bookingsystem skal tale sammen med andre værktøjer, så verificér integrationerne, inden du forpligter dig.

Sådan gør du:

1. List alle systemer du har brug for at integrere (kasse, regnskab osv.)
2. Bekræft at native integrationer findes og virker
3. Tjek om integrationer koster ekstra
4. Test integrationer under din prøveperiode

Typiske integrationsbehov:

• Kassesystemer (Square, Toast, Clover)
• Reserve med Google til direkte booking fra søgning
• Regnskabssoftware
• Marketingværktøjer til e-mailkampagner
• Betalingsløsninger til forudbetaling

Spørgsmål du skal stille:

• Er det en native integration eller tredjepart?
• Synkroniserer den i realtid eller i batch?
• Er der ekstra omkostninger?
• Hvad sker der, hvis integrationen fejler?

Trin 7: Beregn de samlede omkostninger

Prisen på forsiden er ikke hele historien. Medregn alt, inden du beslutter dig.

Sådan gør du:

1. Beregn månedlige softwareomkostninger ved dit volumen
2. Læg integrations- og tilkøbsomkostninger til
3. Estimér tid til opsætning og træning
4. Medregn løbende supportbehov
5. Husk effektivitetsgevinster og færre no-shows

Omkostningskomponenter:

Værdi du får igen:

Typiske fejl du skal undgå

Du vælger efter brandnavn

OpenTable er velkendt, men dyrt for mange restauranter. Mindre kendte systemer giver ofte bedre værdi for pengene. Vurdér på funktioner og fit — ikke navn.

Du køber for mange funktioner

Enterprise-funktioner til en 30-plads restaurant er spildte penge. Start med det du har brug for; du kan altid opgradere senere.

Du ignorerer omkostninger per gæst

Gebyrer per gæst lægger sig sammen. 15 kr. pr. gæst ved 100 gæster om aftenen er 45.000 kr. om året. Regn efter, inden du forpligter dig.

Du springer prøveperioden over

Enhver salgsdemo ser godt ud. Rigtig test afslører problemer. Test altid, inden du køber.

Du glemmer dit team

Du er måske begejstret for systemet, men det er dine værter der bruger det dagligt. Få deres input under evalueringen.

Sådan måler du succes

Registrer disse tal efter du har taget dit nye system i brug:

Værktøjer der hjælper

Til prisbevidste restauranter: Resos har et gratis niveau med kernefunktioner og ingen gebyrer per gæst. Godt til restauranter der vil holde omkostningerne nede og stadig have professionel reservationsstyring.

Til restauranter der vil tiltrække nye gæster: OpenTable og Resy giver adgang til store gæstenetværk. Værd prisen per gæst, hvis du har brug for hjælp til at fylde pladser.

Til driftsfokuserede restauranter: Systemer som Eat App, ResDiary og Resos fokuserer på effektiv styring uden platformafhængighed.

Til kæder og store grupper: SevenRooms og TouchBistro betjener hospitality-grupper med flere lokationer og avanceret CRM og marketing.

For en detaljeret sammenligning, se vores guide til bedste restaurantbookingsystemer 2026.

Kort sagt

Det rigtige bookingsystem matcher dine behov, passer til dit budget og bruges konsekvent af dit team. Start med at definere, hvad du faktisk har brug for. Vurdér prismodeller ved dit volumen. Test, inden du forpligter dig. Det bedste system til din restaurant er ikke nødvendigvis det mest kendte eller det med flest funktioner — det er det, der løser dine konkrete problemer til en pris der giver mening.

Relaterede guider: Bedste restaurantbookingsystemer 2026 | Sådan reducerer du no-shows | Forebyg dobbeltbooking