Sådan reducerer du no-shows på din restaurant

Vil du have færre no-shows? Så har du brug for et system der bekræfter reservationer, sender påmindelser og gør det let at afbestille, kombineret med forudbetaling på de bookinger, der er mest udsatte. Restauranter der sætter det i system, ser typisk deres no-show rate falde fra 15-20% til under 5% på bare en måned.

No-shows koster en gennemsnitlig restaurant 10.000-20.000 kr. om måneden. Og det er før du regner spildt mad, for mange folk på vagt og afviste walk-ins med, der bare ville have haft det tomme bord. Den gode nyhed: no-shows følger mønstre, og de kan forebygges.

Det vigtigste i kort form

• Kerneløsningen: Automatiske påmindelser + nem afbestilling + forudbetaling på risikobookinger
• Det kan du forvente: 50-70% færre no-shows
• Tidsforbruget: 30-60 minutter at sætte op
• Prisen: Gratis i de fleste bookingsystemer. Forudbetaling kan koste et lille transaktionsgebyr

Før du går i gang

Du skal kende din udgangssituation, før du ændrer noget.

Det skal du bruge:

• Adgang til indstillinger og rapporter i dit bookingsystem
• Reservationsdata fra de seneste 90 dage
• Ret til at ændre politikker
• 30-60 minutter til opsætning

Kend dine tal:

Træk dine data ud og del dem op efter:

• Ugedag (lørdage er typisk værst)
• Selskabsstørrelse (store selskaber no-shower oftere)
• Bookingkilde (tredjeparter vs. direkte bookinger)
• Tid fra booking til besøg (2+ uger i forvejen giver højere rater)

Det du ikke måler, kan du ikke forbedre.

Trin 1: Sæt automatiske påmindelser op

Påmindelser er dit vigtigste værktøj. De fanger gæster der har glemt bookingen, og får dem med ændrede planer til at afbestille i tide.

Sådan gør du:

1. Slå SMS-påmindelser til i dit bookingsystem
2. Sæt dem til 24 timer før (og tilføj en 48-timers påmindelse for weekendbookinger)
3. Inkludér dato, tid, antal gæster og restaurantnavn
4. Sørg for et-klik-links til bekræftelse og afbestilling

Godt at vide: SMS har 98% åbningsrate mod 20% for e-mail. Kan du kun vælge én kanal, så vælg SMS.

Trin 2: Bed gæster om at bekræfte

En påmindelse er passiv. En bekræftelsesanmodning kræver, at gæsten gør noget aktivt, og det afslører problembookinger i god tid.

Sådan gør du:

1. Send bekræftelsesanmodning 48-72 timer før
2. Brug aktivt sprog: “Bekræft din reservation” virker bedre end “Påmindelse: du har en reservation”
3. Sæt et opfølgningssystem op for dem der ikke svarer
4. Ring til gæster der ikke har bekræftet 24 timer før

Tegn på at det virker:

• 70%+ bekræfter inden for 24 timer
• Ubekræftede reservationer markeres automatisk til opfølgning
• Borde frigives når gæsten ikke kan nås

Trin 3: Gør det nemt at afbestille

Det lyder bagvendt, men jo nemmere det er at afbestille, jo færre no-shows får du. Gæster der ikke kan komme igennem, lader bare være med at dukke op.

Sådan gør du:

1. Sæt et-klik-afbestilling ind i alle påmindelser
2. Kræv ikke at gæsten ringer, slet ikke i den travle service
3. Send en kort bekræftelse når afbestillingen er modtaget
4. Sæt genbooking i gang med det samme

Det skal du undgå:

• At kræve telefonopkald (det sker ikke midt i en fredag aften)
• Dårlig samvittighed-sprog der får gæsten til at undgå kontakt
• Besværlige processer som gæsten opgiver halvvejs

Trin 4: Brug forudbetaling målrettet

Forudbetaling ændrer adfærd. Selv et lille beløb skaber en forpligtelse der drastisk reducerer no-shows.

Sådan gør du:

1. Find dine risikobookinger: store selskaber (6+), fredag/lørdag aften, særlige lejligheder
2. Sæt beløbet: 150-250 kr. per person for casual dining, 250-350 kr. for fine dining
3. Gør forudbetalingen refunderbar ved afbestilling inden for tidsfristen (24-48 timer)
4. Træk det fra den endelige regning når gæsten møder op

Kræv forudbetaling ved:

• Store selskaber (6+ gæster)
• Fredag og lørdag aften
• Helligdage og mærkedage (valentinsdag, mors dag, nytårsaften)
• Gæster der tidligere er udeblevet

Spring forudbetaling over ved:

• Hverdagsfrokost
• Stamgæster der altid dukker op
• Stille tidspunkter hvor bordet let kan fyldes på anden vis

Læs mere i vores guide til forudbetalinger.

Trin 5: Hold øje med gengangerne

Ikke alle no-shows er ens. Nogle gæster udebliver gang på gang, og det koster dig dyrt.

Sådan gør du:

1. Registrér alle no-shows i dit bookingsystem
2. Kig efter mønstre hos den enkelte gæst
3. Markér gæster der gentager sig, til særlig behandling
4. Gennemgå mønstrene ugentligt

Sådan håndterer du dem:

• Første gang: Notér det, gør ikke mere
• Anden gang: Kræv forudbetaling fremover
• Tredje gang: Tag en venlig snak om konsekvenserne
• Gentagne gange: Overvej at sige nej til fremtidige bookinger

Trin 6: Byg en venteliste der kan redde dig

Din venteliste er din forsikring mod no-shows. Når en booking falder fra, skal du kunne fylde bordet hurtigt.

Sådan gør du:

1. Hold en aktiv venteliste klar i spidsbelastningstider
2. Sæt automatiske alarmer op ved afbestillinger og no-shows
3. Kontakt ventelistegæster med det samme, når et bord bliver ledigt
4. Træn dit personale i at tilbyde frigivne borde til walk-ins

Prioriter sådan ved genbooking:

1. Ventelistegæster til det pågældende tidsrum
2. Gæster der ringede tidligere og fik afslag
3. Stamgæster (en hurtig SMS eller et opkald)
4. Walk-ins der allerede er i huset

Læs mere i vores guide til ventelisteadministration.

Trin 7: Overvej strategisk overbooking

Har du en vedvarende høj no-show rate, kan kontrolleret overbooking hente noget af tabet hjem. Men gør det forsigtigt.

Sådan gør du:

1. Beregn din historiske no-show rate fordelt på dag og tidspunkt
2. Start forsigtigt: ligger no-shows på 12%, så overbook med 5%
3. Følg resultaterne i 4 uger før du justerer
4. Hav altid en plan for den dag, alle møder op

Sikkerhedsnet:

• Brug din venteliste som buffer, så overbookinger håndteres elegant
• Hav barpladser klar som venteområde
• Hav en formulering parat: “Dit bord er klar om et par minutter”

Typiske fejl du skal undgå

At gætte i stedet for at måle

Mange restauranter tror de ved, hvor slemt det er. Mål din faktiske rate fordelt på dag, tid, selskabsstørrelse og bookingkilde. Tallene viser dig, hvor du skal sætte ind.

At gøre det besværligt at afbestille

Du fanger ikke gæster ved at gemme afbestillingsknappen. De udebliver i stedet. Gør det lige så let at afbestille som at booke.

At kræve forudbetaling på alt

Forudbetaling på tirsdagsfrokost i en halvtom restaurant skaber friktion uden formål. Tilpas dine krav til den reelle risiko.

At håndhæve regler halvhjertet

En politik du ikke følger op på, lærer gæsterne at den er ligegyldig. Hvis du ikke vil opkræve gebyret, så drop det helt.

At stoppe ved påmindelsen

Påmindelser uden et system bag, der fanger manglende svar og handler på dem, er spild af tid. Byg hele kæden færdig.

Sådan måler du fremgangen

Hold øje med disse tal ugentligt den første måned:

Værktøjer der gør det nemt

Moderne bookingsystemer klarer det meste af no-show-forebyggelsen for dig.

SMS- og e-mail-påmindelser sender beskeder på de rigtige tidspunkter med et-klik-knapper til bekræftelse og afbestilling. Det alene skærer 30-50% af dine no-shows.

Forudbetalingshåndtering med indbygget betaling gør det smertefrit at opkræve og modregne, for både gæster og personale.

Gæstehistorik markerer gengangere og giver dig mulighed for at kræve forudbetaling eller tage en snak, før problemet gentager sig.

Ventelistestyring giver automatisk besked til ventende gæster, når et bord bliver ledigt efter en afbestilling eller et no-show.

Mangler dit nuværende system de her funktioner? Resos’ bookingsystem har det hele, uden gebyrer per gæst.

Kort sagt

No-shows er et problem du kan løse, ikke en uundgåelig del af at drive restaurant. Start med automatiske påmindelser i denne uge. Den ene ting reducerer ofte no-shows med 30% eller mere. Byg derefter videre med bekræftelser, nem afbestilling og forudbetaling på de bookinger, der er mest udsatte.

De restauranter der behandler no-shows som et processproblem frem for uheld, redder tusindvis af kroner hver måned. Det kan du også.

Relaterede guides: Sådan reducerer du afbestillinger | Forudbetalinger | Ventelisteadministration