Das beste Restaurant-CRM für die meisten Betriebe ist die Gastverwaltung, die bereits in Ihrem Reservierungssystem steckt – denn dedizierte CRM-Plattformen sind Mehraufwand, der sich nur für Restaurantgruppen oder Betriebe mit ausgereiften Marketingprogrammen lohnt. Resos, OpenTable und Resy schließen Gastprofile ein, die Präferenzen, Besuchshistorie und Allergien ohne Zusatzkosten erfassen.
Für Restaurants, die weitergehende Anforderungen haben, ist SevenRooms der Enterprise-Standard für Gastrogruppen, und wer auf Toast POS setzt, greift am besten auf die integrierte Toast-Marketinglösung zurück.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Bestes Gesamtpaket: Resos – CRM-Funktionen ohne Extrakosten, schon im kostenlosen Einstieg
- Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Resos – Gastprofile in allen Tarifen inklusive, ab €22/Monat (Aktionspreis)
- Beste Enterprise-Lösung: SevenRooms – branchenführende Gastverwaltung für Restaurantgruppen
- Beste Wahl für Toast-POS-Nutzer: Toast Marketing Suite – tiefe POS-Integration mit automatischen Ausgabedaten
- Beste kostenlose Option: Resos – Präferenzen, Allergien und Besuchshistorie ohne monatliche Gebühr verwalten
Übersicht: Beste Restaurant-CRM-Software 2026
| Software | Optimal für | Einstiegspreis | CRM-Stärke |
|---|---|---|---|
| Resos | KMU-Restaurants | Kostenloser Einstieg | Integrierte Gastprofile |
| SevenRooms | Enterprise und Restaurantgruppen | Individuell (ca. 300–500+ USD/Mo.) | Dedizierte CRM-Plattform |
| Toast Marketing | Toast-POS-Nutzer | 75 USD/Mo. | POS-integriertes Marketing |
| OpenTable | Netzwerk + Gästezentrale | 149 USD/Mo. + Gebühren | Standortübergreifende Gästedaten |
| Resy | Gehobene Gastronomie | 249 USD/Mo. | Premium-Gasterkennung |
| Eat App | Mittelstand | 119 USD/Mo. | Gastverwaltung als Kernfunktion |
| Tock | Fine Dining und Events | 199–699 USD/Mo. | Vorausbezahltes Gästentracking |
| Fishbowl | Enterprise-Marketing | Individuell | Marketing-Automation |
Unsere Bewertungskriterien
Unsere Bewertung konzentriert sich auf das, was für Restaurant-CRM wirklich zählt:
Tiefe der Gastprofile. Wie viele Informationen lassen sich speichern? Sind benutzerdefinierte Felder möglich?
Zugänglichkeit für das Personal. Können Gastgeber und Servicekräfte Gästenotizen während des Service schnell abrufen?
Marketingfunktionen. Sind E-Mail- und SMS-Funktionen integriert oder erfordert das externe Tools?
Integrationsqualität. Verbindet sich die Software mit dem Kassensystem, um tatsächliche Ausgabedaten zu erfassen?
Mehrwert für verschiedene Betriebstypen. Eine funktionsreiche Enterprise-Plattform ist für ein Einzelrestaurant Verschwendung. Wir haben jede Plattform für unterschiedliche Anwendungsfälle bewertet.
Gesamtkosten. Abonnementgebühren, Kosten pro Gast, Implementierungsaufwand und Schulungslast.
1. Resos – bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für die meisten Restaurants
Für die meisten Restaurants bietet Resos alles, was für die Gastverwaltung gebraucht wird – ohne eine weitere Plattform und monatliche Extrakosten. Gastprofile sind in jedem Tarif enthalten und erfassen die Daten, die wirklich zählen: Präferenzen, Allergien, Besuchshistorie und Mitarbeiternotizen. Resos ist für europäische Restaurants konzipiert und steht Betrieben in Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Verfügung.
Funktionen:
- Gastprofile mit Besuchshistorie und individuellen Präferenzen
- Erfassung von Unverträglichkeiten und Allergien
- Gästenotizen, die bei Reservierung und Service sichtbar sind
- Gäste taggen und für gezielte Kommunikation segmentieren
- Gästedatenbank exportieren für externe Marketingtools
Preise: Kostenloser Einstieg (25 Buchungen/Monat) mit grundlegenden Gastprofilen. Kostenpflichtige Tarife: Basic €45/Monat (€22 Aktionspreis), Plus €85/Monat (€42 Aktionspreis), Unlimited €125/Monat (€62 Aktionspreis). Die Aktionspreise gelten als 50-%-Rabatt für die ersten 6 Monate. Keine Gedeckgebühren. Aktuelle Preise finden Sie bei Resos.
Vorteile:
- CRM-Funktionen auch im kostenlosen Einstieg enthalten
- Transparente, planbare Preise in Euro
- Moderne Benutzeroberfläche, die das Personal gern nutzt
- Keine versteckten Gebühren oder Kosten je Gastprofil
Nachteile:
- Marketing-Automation erfordert externe E-Mail-Tools
- Kleineres Netzwerk als OpenTable
- Stärke liegt bei Reservierungsdaten, nicht bei POS-Transaktionsdaten
Optimal für: Klein- und mittelständische Restaurants, die Gästedatenverwaltung ohne zusätzliche Komplexität oder Kosten suchen.
2. SevenRooms – beste Enterprise-CRM-Plattform
SevenRooms ist der Goldstandard für dediziertes Restaurant-CRM. Wer mehrere Standorte betreibt und standortübergreifende Gasterkennung, anspruchsvolle Marketing-Automation und tiefe Integrationen benötigt, greift zu SevenRooms – der bevorzugten Wahl großer Hospitality-Gruppen.
Funktionen:
- Gastprofile mit unbegrenzt vielen benutzerdefinierten Feldern
- Erweiterte Segmentierung mit Verhaltensfiltern
- Marketing-Automation mit E-Mail, SMS und In-App-Nachrichten
- Revenue Attribution: Marketing-Maßnahmen direkt mit Ergebnissen verknüpfen
- Standortübergreifende Gasterkennung
- Direkte POS-Integrationen für echte Ausgabendaten
Preise: Individuelle Angebote. Erfahrungsgemäß 300–500+ USD/Monat je Standort. Enterprise-Verträge üblicherweise vorausgesetzt. Weitere Informationen bei SevenRooms.
Vorteile:
- Ausgefeilteste Gastdatenplattform der Branche
- Hervorragende standortübergreifende Gasterkennung
- Starke Marketing-Automation mit messbarem ROI
- Tiefes Integrations-Ökosystem
Nachteile:
- Enterprise-Pricing schließt Einzelbetriebe aus
- Aufwändige Implementierung mit erheblichem Schulungsbedarf
- Überdimensioniert für einzelne Restaurants ohne Gruppenstruktur
- Langer Verkaufs- und Onboarding-Prozess
- Jahresvertrag in der Regel Pflicht
Optimal für: Restaurantgruppen, Hotel-Gastronomie und Hospitality-Unternehmen, bei denen anspruchsvolles Gastmanagement über mehrere Häuser echten Geschäftswert erzeugt.
3. Toast Marketing Suite – beste Wahl für Toast-POS-Nutzer
Wer bereits auf Toast POS setzt, erhält mit der Marketing Suite CRM-Funktionen, die auf echten Transaktionsdaten basieren. Da Toast jeden Bestellvorgang erfasst, füllen sich Gastprofile automatisch mit realen Ausgaben – nicht nur mit Reservierungsdaten.
Funktionen:
- Gastprofile auf Basis von POS-Transaktionsdaten
- E-Mail-Marketing mit restaurantspezifischen Vorlagen
- Anbindung an Treueprogramme
- Automatisierte Kampagnen (Geburtstag, Rückgewinnung inaktiver Gäste)
- Gäste-Feedback-Erfassung
- Umsatzverfolgung je Kampagne
Preise: 75 USD/Monat als Add-on. Erfordert Toast POS. Aktuelle Preise finden Sie bei Toast (Stand Februar 2026).
Vorteile:
- Tiefe Integration mit Toast-POS-Daten
- Ausgabendaten füllen sich automatisch in Gastprofile
- Restaurantspezifische Marketingvorlagen
- Einfache Einrichtung für bestehende Toast-Nutzer
Nachteile:
- Ausschließlich für Toast-POS-Nutzer nutzbar
- Im Vergleich zu dedizierten CRM-Plattformen eingeschränkt
- Grundlegende Segmentierungsmöglichkeiten
- E-Mail-fokussiert mit begrenzten SMS-Optionen
Optimal für: Restaurants, die bereits Toast POS nutzen und CRM und Marketing ohne eine weitere Plattform ergänzen möchten.
4. OpenTable – Netzwerk plus Gästedaten
OpenTables Guest Center bietet CRM-Funktionen, die auf Daten von Millionen von Gästen basieren. Der besondere Vorteil: Hat ein Gast bereits in anderen OpenTable-Restaurants gespeist, können mit seiner Zustimmung auch übergreifende Präferenzen sichtbar werden.
Funktionen:
- Detaillierte Gastprofile mit standortübergreifenden Daten
- Gästebeziehungsmanagement
- Automatische Gästeerkennungs-Benachrichtigungen
- E-Mail-Marketingtools in höheren Tarifen
- Gästetags und benutzerdefinierte Felder
Preise: Basic 149 USD/Monat + 1,50 USD pro Netzwerkgast (Website-Buchungen 0,25 USD pro Gast oder 49 USD/Monat Pauschale), Core 299 USD/Monat + 1 USD pro Netzwerkgast (Website inklusive), Pro 499 USD/Monat + 1 USD pro Netzwerkgast (Website inklusive). Aktuelle Preise finden Sie bei OpenTable (Stand Februar 2026).
Vorteile:
- Umfangreiche Gästedaten aus dem größten Restaurantnetzwerk
- Standortübergreifende Einblicke bei Opt-in durch den Gast
- Starke Auswertungen und Analytik
Nachteile:
- Gedeckgebühren machen die Gesamtkosten schwer planbar
- Beste CRM-Funktionen nur in teuren Tarifen
- Netzwerkdaten bedeuten: Kunden werden mit Mitbewerbern geteilt
- Im DACH-Markt geringere Netzwerkpräsenz als in den USA
Optimal für: Restaurants, die bereits im OpenTable-Netzwerk aktiv sind und die anfallenden Gästedaten nutzen möchten.
5. Resy – beste Gasterkennung für gehobene Restaurants
Resy positioniert sich als Premiumplattform, und die CRM-Funktionen spiegeln diese Ausrichtung wider. Gastprofile betonen Erkennung und personalisierten Service: Wer sind Ihre wichtigsten Gäste, und wie behandeln Sie sie entsprechend?
Funktionen:
- Detaillierte Gastprofile mit Präferenzen
- VIP-Klassifizierung und Erkennungsbenachrichtigungen
- American-Express-Karteninhaberdaten-Integration
- Gästenotizen und Servicehistorie
- Standortübergreifende Gasterkennung in höheren Tarifen
Preise: Basic 249 USD/Monat, Pro 399 USD/Monat, Enterprise 899 USD/Monat. Keine Gedeckgebühren. Aktuelle Preise finden Sie bei Resy (Stand Februar 2026).
Vorteile:
- Keine Gedeckgebühren bei pauschalem Abonnement
- Starke VIP-Erkennungsfunktionen
- American-Express-Partnerschaft liefert Einblicke in Gästedaten
- Premiummarke zieht anspruchsvolle Gäste an
Nachteile:
- Hoher Einstiegspreis schließt die Casualgastronomie aus
- Marketing-Automation ohne höhere Tarife eingeschränkt
- Kleineres Netzwerk als OpenTable
- Keine kostenlose Testphase
- Im DACH-Raum wenig verbreitet
Optimal für: Gehobene Restaurants, bei denen Gasterkennung direkt die Servicequalität und die Wiederkehrrate beeinflusst.
6. Eat App – bestes Preis-Leistungs-Verhältnis im Mittelstand
Eat App positioniert sich zwischen einfachen Reservierungssystemen und Enterprise-Plattformen – mit besonderem Fokus auf Gastverwaltung. Die Plattform ist vor allem im Nahen Osten, in Europa und in Australien verbreitet.
Funktionen:
- Automatisches Gästetagging auf Basis von Verhalten
- E-Mail- und SMS-Marketing integriert
- Gäste-Feedback-Integration
- Kundenwertberechnung über die gesamte Beziehungsdauer
- Standortübergreifende Gasterkennung
Preise: Essential 119 USD/Monat, Pro 209 USD/Monat, Enterprise auf Anfrage.
Vorteile:
- Gastverwaltung als zentraler Schwerpunkt
- Integrierte Marketingtools ohne Zusatzkosten
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Mittelsegment
- Relevante internationale Präsenz
Nachteile:
- Geringere Markenbekanntheit im DACH-Raum
- Kleineres Ökosystem als bei großen Plattformen
- Benutzeroberfläche kann überladen wirken
- Begrenzte POS-Integrationen für den deutschsprachigen Markt
Optimal für: Restaurants im Mittelstand, die mehr CRM wollen als einfache Reservierungssysteme bieten, ohne Enterprise-Komplexität in Kauf zu nehmen.
7. Tock – bestes Gästentracking für vorausbezahlte Erlebnisse
Tocks CRM-Stärke entsteht durch das Vorauszahlungsmodell. Wenn Gäste Tickets für Erlebnisse kaufen, erfasst Tock deutlich reichhaltigere Daten als bei klassischen Reservierungen: genau das, wofür Gäste zahlen und was sie erwarten.
Funktionen:
- Gastprofile mit vollständiger Kaufhistorie
- Vorausbezahlte Buchungsdaten (gebuchte Erlebnisse)
- E-Mail-Marketing an frühere Gäste
- Veranstaltungsbezogene Gastverwaltung
- Integration mit Hospitality-Gruppen
Preise: Plus 199 USD/Monat + 2 % auf vorausbezahlte Transaktionen, Pro 699 USD/Monat ohne Transaktionsgebühr. Aktuelle Preise finden Sie bei Tock (Stand Februar 2026).
Vorteile:
- Reichhaltige Daten aus vorausbezahlten Erlebnissen
- Stark für Event- und Degustationsmenü-Tracking
- Vorab verbindlich zugesagte Gäste reduzieren Planungsunsicherheit
- Hervorragend für das Tracking besonderer Anlässe
Nachteile:
- 2 % Transaktionsgebühr im Plus-Plan (entfällt beim Pro-Plan)
- Funktionen primär auf Ticketing ausgerichtet
- Weniger relevant für klassische Reservierungen
- Hoher Einstiegspreis für die Casualgastronomie
Optimal für: Fine-Dining-Restaurants mit Ticketing-Events, Degustationsmenüs und vorausbezahlten Erlebnissen.
8. Fishbowl – beste dedizierte Marketing-Automation
Fishbowl konzentriert sich ausschließlich auf Marketing-Automation für die Gastronomie. Wer bereits ein Reservierungssystem hat und ausgefeilte Marketingfähigkeiten ergänzen möchte, fügt Fishbowl als eigenständige Schicht hinzu.
Funktionen:
- Marketing-Automations-Engine
- Gästesegmentierung für Kampagnen
- E-Mail, SMS und Direktmailing
- Treueprogrammverwaltung
- POS-Integration für Ausgabendaten
- Standortübergreifendes Kampagnenmanagement
Preise: Individuelle Angebote. Üblicherweise 200–500+ USD/Monat.
Vorteile:
- Reiner Fokus auf Marketing-Automation
- Ergänzt jedes bestehende Reservierungssystem
- Starke Segmentierung und Targeting-Möglichkeiten
- Kanalübergreifendes Kampagnenmanagement
Nachteile:
- Erfordert ein separates Reservierungssystem
- Enterprise-orientierte Preise
- Implementierungskomplexität
- Keine eigenständige Lösung
Optimal für: Restaurantgruppen, die über die Marketingfunktionen ihres Reservierungssystems hinausgewachsen sind und dedizierte Automation benötigen.
Wie Sie die richtige Restaurant-CRM-Software wählen
Nach Betriebstyp
Einzelstandort, Casual oder Schnellgastronomie. Beginnen Sie mit dem integrierten CRM Ihres Reservierungssystems. Resos liefert Gastprofile ohne Mehrkosten. Wechseln Sie zu einer dedizierten CRM-Plattform nur, wenn Marketing zur strategischen Kernaufgabe wird.
Einzelstandort, gehobene Gastronomie. Gasterkennung hat hier mehr Gewicht. Investieren Sie in bessere CRM-Funktionen. Resy oder OpenTable (höhere Tarife) bieten solide Möglichkeiten. Ziehen Sie SevenRooms in Betracht, wenn Gästezentrale ein zentrales Element Ihres Servicekonzepts ist.
Restaurantgruppe mit mehreren Standorten. Standortübergreifende Gasterkennung ist unverzichtbar. SevenRooms ist der Marktführer für diesen Anwendungsfall. Stellen Sie die POS-Integration sicher, um Ausgabendaten standortübergreifend zu erfassen.
Toast-POS-Nutzer. Toast Marketing Suite ist die naheliegende Ergänzung: Die Transaktionsdaten sind bereits vorhanden. Fügen Sie keine weitere Plattform hinzu, wenn das Ihre Anforderungen erfüllt.
Ticketing oder Erlebniskonzepte. Tock erfasst einzigartige Daten aus vorausbezahlten Erlebnissen, die klassische Reservierungen nicht liefern. Gastprofile enthalten, was Gäste gebucht haben – nicht nur wann sie kamen.
Schlüsselfragen vor der Entscheidung
- Welches Problem möchten Sie lösen? Einfache Gästenotizen? Marketing-Automation? Standortübergreifende Erkennung?
- Welche Daten haben Sie bereits? POS-Integration ist wertvoller, als ein weiteres Datensilo aufzubauen.
- Wie ausgereift ist Ihr Marketing? Einfache Geburtstagsglückwünsche versus segmentierte Kampagnen?
- Ein Standort oder mehrere? Mehrere Standorte verändern die Anforderungen grundlegend.
- Was ist Ihr Budget? Von kostenlos (Resos) bis 500+ USD/Monat (SevenRooms) ist die Spanne groß.
- DSGVO-Konformität: Achten Sie auf Datenschutzkonformität nach europäischem Standard, besonders beim Einsatz nicht-europäischer Anbieter.
Worauf Sie bei Restaurant-CRM-Software achten sollten
Unverzichtbare Funktionen
Gastprofil-Grundlagen: Kontaktdatenspeicherung, Besuchshistorie, Präferenzen und Allergene, Notizfeld für Mitarbeiterbeobachtungen.
Zugänglichkeit für das Personal: Informationen beim Buchungseingang sichtbar, mobiler Zugang für Saal-Manager, schnelle Notizererfassung während oder nach dem Service, Such- und Nachschlage-Funktionen.
Datenexport: Möglichkeit, die Gästezentrale zu exportieren, Integration mit E-Mail-Marketing-Tools, Eigentumsrechte an Ihren Kundenbeziehungen.
Nützliche Zusatzfunktionen
Marketing-Automation: Automatische Geburtstags- und Jubiläums-E-Mails, Rückgewinnungskampagnen für abgewanderte Stammgäste, zielgruppengenaues Targeting nach Segment.
Analytik: Berechnung des Gästewertes über die gesamte Beziehungsdauer, Besuchshäufigkeits-Tracking, Ausgabenmusteranalysen.
Warnsignale, die Sie meiden sollten
Datenbindung: Können Sie Ihre Gästezentrale exportieren? Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie die Plattform verlassen? Ihre Gästebeziehungen sind Ihr Kapital – sie dürfen nicht in einem System eingeschlossen sein.
Versteckte Kosten: Gebühren pro Gast bei großen Datenbanken, volumenabhängige Preise für Marketing-E-Mails, Integrationsgebühren für die POS-Anbindung.
Komplexitätsfalle: Funktionen, die Sie nie nutzen werden, Schulungsaufwand für das Personal, Implementierungen, die Monate dauern.
Fehlende DSGVO-Konformität: Für den DACH-Markt ist die Einhaltung der DSGVO beim Erheben und Speichern von Gästedaten Pflicht. Prüfen Sie Datenschutzzertifizierungen und Serverstandorte, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.
Frequently Asked Questions
Was ist Restaurant-CRM-Software?
Brauche ich ein separates CRM oder reicht mein Reservierungssystem?
Welche Gästedaten sollte ein Restaurant erfassen?
Was kostet Restaurant-CRM-Software?
Lässt sich Restaurant-CRM-Software mit meinem Kassensystem verbinden?
Fazit
Die meisten Restaurants brauchen keine eigenständige CRM-Software. Die Gastprofile moderner Reservierungssysteme decken die wesentlichen Anforderungen ab: Wer kommt, was bevorzugen Ihre Gäste, und wie können Sie ihnen beim nächsten Besuch noch besser dienen?
Beginnen Sie mit dem, was Ihr Reservierungssystem bereits mitbringt. Für die meisten Betriebe bedeutet das Resos (kostenloser Einstieg verfügbar) oder bei bestehenden Netzwerkbindungen OpenTable oder Resy für gehobene Restaurants. Steigen Sie auf eine dedizierte Plattform wie SevenRooms erst um, wenn Sie mehrere Standorte betreiben oder Ihr Marketing einen Reifegrad erreicht hat, der es erfordert.
Das beste CRM ist das, das Ihr Personal wirklich nutzt. Ein einfaches Gästenotiz-Feld, das konsequent gepflegt wird, schlägt eine ausgefeilte Plattform, die ungenutzt bleibt – in jedem Fall.
Methodik
Dieser Leitfaden basiert auf offiziellen Dokumentationen und Preisangaben der einzelnen Plattformen (Stand Februar 2026), Nutzerbewertungen von G2, Capterra und Branchenforen, Gesprächen mit Restaurantbetreibern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie direkten Tests, wo Demos oder Testphasen verfügbar waren.
Preise und Funktionen ändern sich. Bestätigen Sie aktuelle Details direkt beim jeweiligen Anbieter, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
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