Sådan planlægger du din restaurants kapacitet

For at udnytte din kapacitet bedst muligt skal du optimere bordsammensætning, tidsslots og bookingstrategi ud fra dine faktiske efterspørgselsmønstre. Restauranter der arbejder med kapacitet som et system i stedet for et fast tal, øger typisk deres gæstetal med 15-30% uden at tilføje en eneste plads.

En restaurant kan kun servere et vist antal gæster pr. aften. Kapacitetsplanlægning handler om at finde ud af præcis, hvad det tal er — og derefter systematisk fylde hver plads, uden at service eller gæsteoplevelse lider. Rammer du forkert, efterlader du penge på tomme borde. Rammer du rigtigt, har du en forudsigelig omsætningsmaskine.

Hovedpointer

• Løsningen: Optimér bordsammensætning + forskyd reservationer + strategisk overbooking baseret på data
• Forventet effekt: 15-30% flere gæster fra det samme lokale
• Tid til opsætning: 2-4 uger til dataindsamling, løbende optimering
• Pris: Gratis (kun procesændringer)

Før du går i gang

Kapacitetsplanlægning kræver, at du forstår dine begrænsninger og nuværende resultater.

Det skal du bruge:

• 30-90 dages reservations- og belægningsdata
• Din gulvplan med bordstørrelser
• Selskabsstørrelsesfordeling fra dine data
• No-show og afbestillingsrater pr. dag

Kend dine begrænsninger: Kapacitet handler ikke kun om antal pladser. Det er samspillet mellem flere faktorer:

• Fysisk kapacitet: Samlede pladser, bordkonfigurationer, fleksibilitet
• Operationel kapacitet: Køkkenets kapacitet pr. time, tjenerdækning, hjælpepersonale
• Tidskapacitet: Åbningstider, gennemsnitlig spisetid, ryddetid

Din reelle kapacitet er den laveste af de tre. En restaurant med 100 pladser og et køkken der max kan håndtere 80 gæster i timen har 80-gæsters kapacitet i spidsbelastningen.

Trin 1: Beregn din maksimale teoretiske kapacitet

Start med at forstå, hvad der i princippet er muligt, før du optimerer til virkeligheden.

Sådan gør du:

1. Tæl dine samlede pladser
2. Beregn forventede vendinger pr. service
3. Sæt en realistisk belægningsprocent på
4. Find dit teoretiske maksimum

Kapacitetsligningen:

For en restaurant med 60 pladser til aftenservice:

• Pladser: 60
• Forventede vendinger: 2,0 (baseret på historisk gennemsnit)
• Forventet belægning: 90% (tager højde for mismatch mellem bord og selskab)

60 x 2,0 x 0,90 = 108 gæster maksimalt

Men det er teori. Reel kapacitetsplanlægning tager også højde for:

• No-show rate (forvent 10% = 11 mistede gæster)
• Walk-in-efterspørgsel (hvor mange gæster kommer uden reservation?)
• Selskabsstørrelsesvariation (3 personer ved et 4-mandsbord = 1 tom plads)

Trin 2: Optimér din bordsammensætning

De fleste restauranter har den forkerte bordsammensætning. For mange store borde og for lidt fleksibilitet til de selskaber, de faktisk serverer.

Sådan gør du:

1. Registrer selskabsstørrelser i 2-4 uger
2. Beregn din selskabsstørrelsesfordeling
3. Sammenlign med din nuværende bordsammensætning
4. Justér, så det matcher virkeligheden

Registrer selskabsstørrelser:

Sammenlign med bordsammensætning: Hvis 45% af dine selskaber er 2 personer, men kun 20% af bordene er 2-mandsborde, sætter du konstant 2 gæster ved 4-mandsborde og spilder kapacitet.

Justeringsmuligheder:

• Tilføj flere 2-mandsborde
• Brug højborde/barborde til mindre selskaber
• Investér i fleksible borde der kan sættes sammen eller adskilles
• Lav en dedikeret sektion til små selskaber

Målet: minimér tomme pladser ved besatte borde.

Trin 3: Forskyd dine reservationstider

At booke alle kl. 19-slots på én gang skaber kaos i køkkenet. Forskudte ankomster fordeler belastningen og giver bedre service.

Sådan gør du:

1. Spred ankomster over 15-minutters intervaller
2. Match slotlængde til faktisk spisetid
3. Byg naturlige vendingspunkter ind i travle perioder
4. Beskyt premium-tidsslots

Forskyd ankomster: I stedet for 20 reservationer kl. 19, book:

• 5 kl. 18:45
• 5 kl. 19:00
• 5 kl. 19:15
• 5 kl. 19:30

Fordele:

• Køkkenbonner fordeles jævnere
• Tjenere overbelastes ikke samtidig
• Borde vender på forskellige tidspunkter, så flowet opretholdes

Match slotlængde til spisetid: Tager din gennemsnitlige middag 75 minutter, så book ikke 60-minutters slots. Enten presser du gæsterne, eller du kommer bagud med næste seating. Registrer faktiske spisetider pr. selskabsstørrelse.

Byg vendingspunkter ind: I travle perioder, skab naturlige vendingspunkter:

• Første seating: ankomst 17:30-18:00
• Anden seating: ankomst 19:45-20:15

Det sikrer, at borde rent faktisk vender, i stedet for at hænge i prime time.

Trin 4: Balancér reservationer og walk-ins

Det rigtige forhold afhænger af dit koncept og dine efterspørgselsmønstre.

Sådan gør du:

1. Registrer walk-in-mønstre pr. dag og tidspunkt
2. Find den optimale reservationsandel
3. Hold kapacitet til walk-ins på travle aftener
4. Justér ud fra resultater

Walk-in-analyse: Før du laver regler, kend dine mønstre:

• Hvor stor en del af gæsterne er walk-ins?
• Hvilke dage/tidspunkter har mest walk-in-trafik?
• Hvor tit afviser du walk-ins?

Reservationsstrategier pr. situation:

Følg din walk-in-konvertering: Afviser du jævnligt walk-ins, overbooker du måske reservationer. Står walk-in-pladser tomme, kan du frigive mere til reservationer.

Trin 5: Brug strategisk overbooking

Har du stabilt høj no-show rate, kan overbooking hente tabt omsætning hjem. Men gør det med omtanke.

Sådan gør du:

1. Beregn din historiske no-show rate pr. dag
2. Start konservativt (50% af no-show raten)
3. Registrer resultater i 4 uger
4. Justér ud fra de faktiske resultater

Kend dine tal: Registrer no-show rate pr.:

• Ugedag
• Selskabsstørrelse
• Bookingkilde
• Tidshorisont

Har fredag aften 12% no-shows og du har kapacitet til 100 gæster, mister du 12 gæster pr. aften.

Start forsigtigt: Er no-show raten 12%, overbook ikke med 12%. Start med 5%:

• Book 105 gæster ved kapacitet på 100
• Registrer resultater i 4 uger
• Går du aldrig over kapacitet, øg til 7%
• Går du ofte over, skru ned

Hav en plan B: Hvad gør du, når alle dukker op?

• Venteliste klar til at klare overløb
• Barpladser tilgængelige
• Svar klar til gæster: “Dit bord er klar om et par minutter”

Overbooking uden plan B skaber utilfredse gæster.

Trin 6: Tilpas efter efterspørgselsmønstre

Din kapacitetsstrategi bør variere efter dag og sæson. Én model passer ikke til alle dage.

Sådan gør du:

1. Opdel din uge efter efterspørgselsniveau
2. Lav forskellige bookingstrategier for hvert niveau
3. Byg en kapacitetskalender for sæsonvariationer
4. Gennemgå og justér månedligt

Strategier pr. ugedag:

Sæsonvariation: Ferier, lokale events og vejr påvirker efterspørgslen. Byg en kapacitetskalender der justeres ud fra historiske mønstre.

Tidshorisont for bookinger: Reservationer lavet 2+ uger i forvejen har højere no-show rater. For bookinger med lang tidshorisont:

• Kræv bekræftelse tættere på datoen
• Overvej forudbetaling for store selskaber
• Byg højere overbookingbuffer ind

Trin 7: Mål og optimér dit RevPASH

RevPASH (Revenue Per Available Seat Hour — omsætning pr. tilgængelig plads pr. time) er det ultimative mål for kapacitetseffektivitet.

Sådan gør du:

1. Beregn dit nuværende RevPASH
2. Find dine dårligst performende perioder
3. Fokuser på én forbedring ad gangen
4. Registrer ugentligt og justér

Beregn RevPASH:

For en restaurant med 50 pladser der omsatte for 45.000 kr. i en 4-timers aftenservice: 45.000 kr. / (50 x 4) = 225 kr. RevPASH

RevPASH pr. segment: Registrer RevPASH pr.:

• Ugedag
• Serviceperiode (frokost vs. aften)
• Time i service
• Bordsektion

Det viser dig, hvor du tjener penge — og hvor kapaciteten går til spilde.

Typiske fejl du skal undgå

Du ser kapacitet som et fast tal

Kapacitet er resultatet af bordsammensætning, vendingstider, bookingstrategi og efterspørgselsmønstre. Alt det kan du optimere.

Du optimerer efter det forkerte nøgletal

Samlet antal gæster tager ikke højde for omsætning. En aften med 3 vendinger og lave gennemsnitsregninger kan underpræstere en aften med 2 vendinger og højt forbrug. Brug RevPASH.

Du ignorerer selskabsstørrelseseffektivitet

2 personer ved et 4-mandsbord er 50% spildt kapacitet. Registrer din reelle pladsudnyttelse — ikke kun bordudnyttelse.

Samme bookingpolitik til alle dage

Tirsdag og lørdag kræver forskellige strategier. Travle perioder retfærdiggør forudbetaling og kortere bookingvinduer. Stille perioder kræver aggressiv booking.

Overbooking uden plan B

Overbooking virker, når du har systemer til at klare overløb. Uden venteliste og reservepladser skaber du kaos.

Sådan måler du succes

Registrer disse tal ugentligt:

Værktøjer der hjælper

Moderne reservationssystemer gør kapacitetsplanlægning lettere med indbygget analyse og optimering.

Bordstyring med visuelle gulvplaner giver dig overblik over udnyttelsen og hjælper dig med at optimere i realtid.

Analysedashboards viser gæstetal, RevPASH og vendingstider pr. dag og tidsslot, så du kan finde mulighederne.

Smart overbooking registrerer no-show-mønstre og foreslår bookingniveauer automatisk.

Ventelisteintegration giver et sikkerhedsnet til overbooking og fanger walk-in-efterspørgsel effektivt.

Hvis dit nuværende system ikke giver det overblik, har Resos analyse og bordstyring til at understøtte kapacitetsplanlægning.

Kort sagt

Kapacitet er ikke et fast tal. Det er et system du kan optimere. Start med at forstå dine faktiske begrænsninger og selskabsstørrelsesfordeling. Justér din bordsammensætning, så den matcher virkeligheden. Forskyd reservationer for at fordele belastningen. Brug strategisk overbooking baseret på data.

De restauranter der behandler kapacitet som et system de kan styre — ikke en fast begrænsning de må leve med — klarer sig konsekvent bedre.

Relaterede guider: Bordomsætningshastighed | RevPASH | Ventelistestyring