Sådan bruger du forudbetaling og depositum til restaurantreservationer

For at få depositum til at virke skal du ramme det rigtige beløb, bruge det på de rigtige bookinger og kommunikere klart med gæsterne. Restauranter der bruger depositum, ser no-show rater falde fra 15% til under 2% — og genvinder tusindvis af kroner i månedlig omsætning.

En reservation uden forpligtelse er bare et måske. Psykologien er enkel: vi værdsætter det, vi betaler for. En gratis reservation koster ingenting at opgive. Et depositum på 175 kr. giver gæsten noget at miste. Men det handler om mere end no-shows. Gæster der har forudbetalt bruger 30-35% mere i gennemsnit og afbestiller 72% sjældnere i sidste øjeblik.

Hovedpointer

• Løsningen kort: Strategisk depositum for højrisiko-bookinger + klar refunderingspolitik + fradrag i den endelige regning
• Forventet resultat: 50-90% færre no-shows, 30%+ stigning i gæsternes forbrug
• Tidsforbrug: 1-2 timer for opsætning, minimal løbende administration
• Pris: Kun gebyrer til betalingsbehandling (typisk 1,5-2,5% pr. transaktion)

Før du starter

Depositum virker bedst, når du forstår din nuværende situation og har klare mål.

Du skal bruge:

• Reservationssystem med mulighed for betalingsopkrævning
• Betalingsløsning (Stripe, integreret løsning eller lignende)
• En klar afbestillingspolitik
• Personale der er trygge ved at kommunikere politikken

Kend dine tal: Beregn hvad no-shows koster dig om måneden:

For en restaurant med 50 pladser, 10% no-shows og en gennemsnitlig regning på 500 kr.:

• Forventede gæster pr. måned: 3.000
• No-shows ved 10%: 300
• Direkte omsætningstab: 150.000 kr.

Det er et overbevisende argument for at indføre depositum.

Trin 1: Vælg den rigtige betalingsstruktur

Forskellige situationer kræver forskellige tilgange. Match strukturen til din drift.

Sådan gør du:

1. Gennemgå dine bookingtyper og risikoniveauer
2. Vælg den rette struktur til hver type
3. Dokumentér din tilgang, så alle gør det ens
4. Træn personalet i forskellene

Betalingsstrukturer:

Godt at vide: Er du usikker på gæsternes reaktion, start med kreditkort-hold. Det giver beskyttelse uden opkrævning på forhånd. Opgrader til depositum, når du ser effekten.

Trin 2: Sæt det rigtige beløb

Depositum skal være mærkbart, men ikke afskrækkende. For lavt og det ændrer ikke adfærd. For højt og du skræmmer gæsterne væk.

Sådan gør du:

1. Tag udgangspunkt i din gennemsnitlige regning
2. Match beløbet til restauranttype og gæsteforventninger
3. Test og justér efter bookingpåvirkning
4. Hold beløbet konsistent inden for samme bookingtype

Retningslinjer pr. restauranttype:

Et depositum på 175 kr. til et måltid til 300 kr. føles tungt. De samme 175 kr. til en middag til 1.000 kr. føles rimeligt. Tænk i forholdet — ikke bare beløbet.

Trin 3: Beslut hvornår du kræver depositum

Ikke alle reservationer har brug for depositum. Strategisk brug giver mest forpligtelse med mindst friktion.

Sådan gør du:

1. Identificér dine højeste risikoscenarier
2. Indfør depositum for dem først
3. Følg resultaterne inden du udvider
4. Overvej undtagelser for faste gæster

Kræv altid depositum for:

• Weekend aftenservice (fredag-søndag)
• Store selskaber (6+ gæster)
• Peak-timer og særlige anledninger
• Helligdage (valentinsdag, mors dag, nytårsaften)
• Gæster med tidligere no-show historik
• Oplevelser med begrænset plads eller smagemenuer

Overvej at springe over for:

• Hverdagsfrokost
• Stamgæster med god historik
• Tidspunkter uden for peak, hvor du har ledig kapacitet
• Markeder hvor depositum ikke er kutyme

Trin 4: Lav en klar afbestillingspolitik

Din afbestillingspolitik afgør, om depositum føles rimeligt eller urimeligt. De bedste politikker balancerer beskyttelse med fleksibilitet.

Sådan gør du:

1. Fastlæg din afbestillingsfrist (24-48 timer er standard)
2. Skriv politikken i klart, hverdagssprog
3. Gør processen nem (et-klik afbestilling)
4. Hav en plan for undtagelser ved nødstilfælde

Politikken bør indeholde:

• Klar afbestillingsfrist (24-48 timer før reservationen)
• Nem afbestillingsproces (et klik, ikke et telefonopkald)
• Hvad der sker med depositum (refunderes, trækkes fra eller tabes)
• Hvordan nødsituationer håndteres (uskrevet fleksibilitet er fint)

Eksempel på politiktekst: “Afbestiller du mere end 24 timer før, får du det fulde beløb retur. Ved sen afbestilling eller no-show beholdes depositum. Når du spiser hos os, trækkes depositum fra regningen.”

Trin 5: Sæt betalingssystemet op

Den tekniske implementering skal være gnidningsfri for både gæster og personale.

Sådan gør du:

1. Aktivér betalingsopkrævning i dit reservationssystem
2. Tilslut din betalingsløsning
3. Konfigurér depositumbeløb pr. bookingtype
4. Test bookingflowet selv som gæst

Tjekliste inden lancering:

• Betalingsløsning tilsluttet og testet
• Depositumbeløb korrekt konfigureret
• Politiktekst vises under bookingen
• Bekræftelsesmails indeholder politikresumé
• Personalet ved, hvordan de håndterer depositum og spørgsmål

Tekniske krav:

• PCI-kompatibel betalingsbehandling
• Automatisk fradrag af depositum i den endelige regning
• Mulighed for refundering ved rettidig afbestilling
• Rapportering over opkrævede og tabte depositum

Trin 6: Kommuniker politikken effektivt

Måden du kommunikerer depositum på er lige så vigtig som selve politikken. Gør du det godt, forstår gæsterne det og accepterer det. Gør du det dårligt, får du modstand.

Sådan gør du:

1. Vis depositumbeløb og politik inden gæsten taster kort ind
2. Forklar at depositum trækkes fra den endelige regning
3. Træn personalet til at forklare det naturligt og positivt
4. Forbered svar på typiske indvendinger

Under bookingprocessen:

• Vis depositumbeløb tydeligt inden checkout
• Vis afbestillingsfrist og refunderingspolitik
• Bekræft at depositum trækkes fra regningen
• Send straks bekræftelse med politikresumé

Hvis gæster protesterer: “Vi har indført depositum for at sikre, at vi kan holde dit bord og ikke afvise andre gæster. Beløbet trækkes direkte fra din regning, så det koster dig ikke noget ekstra — det bekræfter bare din reservation.”

Godt at vide: De fleste gæster der protesterer, havde alligevel ikke tænkt sig at dukke op. Dem der booker trods depositum, er dine bedste kunder.

Trin 7: Følg op og justér

Følg resultaterne og tilpas din tilgang ud fra data.

Sådan gør du:

1. Følg konverteringsraten (bookinger startet vs. gennemført)
2. Sammenlign no-show rater for bookinger med og uden depositum
3. Gennemgå tabsrater månedligt
4. Justér beløb eller timing ud fra resultaterne

Nøgletal:

En høj tabsrate (over 5%) viser, at dit depositum fanger reelle no-shows. En meget lav rate betyder, at depositum virker afskrækkende — hvilket også er en succes.

Typiske fejl du skal undgå

For lavt depositum

75 kr. depositum på en middag til 1.400 kr. ændrer ikke noget. Match beløbet til hvad der er på spil.

Depositum på alting

Depositum for tirsdagsfrokost i en halvtom restaurant skaber friktion uden gevinst. Brug det målrettet på højrisiko-scenarier.

Politikken er svær at finde

Overraskende depositum skaber sure gæster. Vis politikken tydeligt inden betaling.

Inkonsekvent håndhævelse

Frafaldelse af depositum for enkelte gæster lærer alle at bede om undtagelser. Vær konsekvent.

Glemmer at trække fra regningen

Gæster forventer, at depositum tæller med i måltidet. Sørg for at systemet klarer det automatisk.

Sådan måler du succes

Følg disse nøgletal før og efter I indfører depositum:

Beregn din ROI:

Værktøjer der hjælper

Moderne reservationssystemer klarer depositumopkrævning gnidningsfrit.

Betalingsbehandling integreret direkte i bookingflowet opkræver depositum uden friktion. Kig efter systemer med indbygget Stripe- eller lignende integration.

Automatisk fradrag trækker depositum fra den endelige regning uden manuel indgriben. Gæsten ser beløbet allerede fratrukket, når regningen kommer.

Fleksible politikker lader dig sætte forskellige beløb til forskellige scenarier. Store selskaber får ét beløb, peak-tider et andet.

Rapportering viser konvertering, tabsrater og no-show sammenligninger, så du kan optimere over tid.

Understøtter dit nuværende system ikke depositum, har Resos’s reservationssystem indbygget betalingsopkrævning — uden gebyrer per gæst.

Bundlinjen

Depositum gør reservationer til reel omsætning i stedet for håbefulde pladsholdere. Start med dine højeste risikobookinger: lørdag aftener og store selskaber. Sæt beløb der føles rimelige i forhold til din gennemsnitlige regning. Gør politikken klar og afbestillingsprocessen nem.

Restauranter der vinder kampen mod no-shows sidder ikke og håber, at gæsterne opfører sig pænt. De bygger systemer, der sikrer forpligtelse. Forudbetaling gør reservationer til penge i kassen.

Relaterede guides: Sådan reducerer du no-shows | Sådan reducerer du afbestillinger | Store selskabsbookinger