Hvad er en bookingbekræftelse? Definition og gode råd til restauranter

En bookingbekræftelse er en besked der sendes til gæsten lige efter de har lavet en reservation, med alle detaljer om deres booking. For restauranter tjener bekræftelsen et dobbelt formål: den beroliggør gæsten med at bordet er sikret, og den starter en kommunikationskæde der reducerer no-shows og uventede overraskelser.

Nøglefakta

• Definition: En automatisk eller manuel besked der bekræfter reservationsdetaljerne
• God benchmark: 100% af bookinger bør modtage øjeblikkelig bekræftelse
• Hvorfor det er vigtigt: Bekræftelser fjerner usikkerhed, forhindrer dobbeltbookinger og baner vejen for påmindelser der reducerer no-shows med 30-50%

Den korte forklaring

En bookingbekræftelse er den første besked gæsten modtager efter at have lavet en reservation. Den kommer typisk som e-mail, SMS eller begge dele og indeholder dato, tid, antal gæster og eventuelle relevante regler. Tænk på det som et digitalt håndtryk mellem restaurant og gæst.

Eksempel: En gæst booker bord til 4 kl. 19:30 lørdag. Inden for sekunder modtager de en e-mail og SMS: “Din reservation til 4 personer lørdag den 15. marts kl. 19:30 er bekræftet. Vi glæder os til at se jer!”

Hvorfor bookingbekræftelser er vigtige

De forhindrer misforståelser

Uden bekræftelse er gæsten overladt til sin hukommelse. Var det kl. 19:00 eller 19:30? Torsdag eller fredag? En skriftlig bekræftelse fjerner forvirringen og sikrer at begge parter er enige om detaljerne.

Typiske misforståelser en bekræftelse forhindrer:

De reducerer no-shows

Bekræftelsen er det første kontaktpunkt i en påmindelseskæde. Restauranter der sender bekræftelse ved booking, fulgt af en påmindelse 24-48 timer før, ser markant færre no-shows end dem der bare stoler på selve bookingen.

En typisk sekvens:

1. Øjeblikkelig bekræftelse ved booking
2. Påmindelse 48 timer før (for bookinger med 3+ dages reservationstid)
3. Påmindelse på dagen 2-4 timer før

Hvert kontaktpunkt giver gæsten mulighed for at afbestille hvis planerne ændres, så bordet frigives til en anden.

De skaber tillid hos gæsten

En professionel bekræftelse fortæller gæsten at din restaurant har styr på tingene. Ingen bekræftelse, eller en forsinket en, signalerer rod og kan få gæsten til at booke andetsteds som backup.

Hvad skal bekræftelsen indeholde?

De vigtigste elementer

Hver bekræftelse bør indeholde:

• Restaurantens navn og adresse så gæsten ved præcis hvor de skal hen
• Dato og tidspunkt for reservationen
• Antal gæster som bekræftet
• Bekræftelsesnummer til nem reference
• Afbestillingsregler med frister
• Kontaktoplysninger til ændringer

Ekstra der gør en forskel

SMS-bekræftelse (eksempel)

“Bekræftet: Bord til 4 hos Restaurant Havnen, lør. 15. marts kl. 19:30. Brug for ændringer? Svar eller ring 12 34 56 78. Afbestilling: mindst 24 timer.”

Hold SMS-bekræftelser korte. Gem de detaljerede oplysninger til e-mail-versionen.

Gode råd til bekræftelser

1. Automatiser det hele

Manuelle bekræftelser skaber forsinkelser og menneskelige fejl. Ethvert moderne bookingsystem kan sende øjeblikkelige bekræftelser. Sidder du stadig og bekræfter i hånden, er det den enkeltstående ændring der giver størst effekt.

2. Brug både e-mail og SMS

Med begge kanaler sikrer du at gæsten modtager beskeden uanset hvad de foretrækker.

3. Inkluder en nem afbestillingsvej

Det lyder bagvendt, men at gøre det nemt at afbestille reducerer faktisk no-shows. Gæster der ikke kan finde ud af at afbestille, vælger ofte bare ikke at dukke op. Inkluder et ét-klik afbestillingslink i hver bekræftelse.

4. Gør det personligt

Brug gæstens navn. Referer til de specifikke bookingdetaljer. Har de noteret en særlig anledning, så anerkend det. Personalisering viser opmærksomhed og får bekræftelsen til at føles som kommunikation frem for automatik.

5. Fortæl om kommende påmindelser

Giv gæsten besked om at de vil modtage en påmindelse inden reservationen. Det normaliserer opfølgningen og øger chancen for at de interagerer med den når den kommer.

Typiske fejl

Slet ingen bekræftelse

Nogle restauranter, især dem der tager telefonreservationer, sender ingenting. Gæsten lægger på og har ingen skriftlig dokumentation. Følg altid en telefonbooking op med en bekræftelses-SMS eller -e-mail.

Forsinkede bekræftelser

Forsinkede bekræftelser skaber tvivl. Gæsten booker måske et andet sted som backup, og det fører til dobbeltbookinger. Sigt efter levering inden for 60 sekunder.

For meget markedsføring

En bekræftelse er ikke et nyhedsbrev. Gæsten leder efter sine bookingdetaljer, ikke dit seneste tilbud. Hold fokus på reservationen og gem markedsføring til separate henvendelser.

Relaterede begreber

• No-show - Gæster der udebliver; bekræftelser starter forebyggelseskæden
• Booking lead time - Tid mellem booking og besøg; længere reservationstid kræver mere opfølgning efter bekræftelsen
• Venteliste - Kø for walk-in gæster; bekræftelser adskiller reserverede gæster fra dem på ventelisten
• Forudbetaling - Betaling ved booking; bekræftelsen bør inkludere kvittering for forudbetalingen

Relateret: Sådan reducerer du no-shows | Online vs. telefonreservationer | Få flere reservationer