Reservationstid: hvad det er, og hvorfor det betyder noget for restauranter

Reservationstid er antal dage mellem en gæsts booking og det tidspunkt, de planlægger at spise. For restauranter afslører denne metrik, hvor langt ud gæsterne planlægger, og det påvirker bemanding, varelager, no-show-politik og timing af markedsføring. En booking mandag for fredag aften har 4 dages reservationstid. Same-day-bookinger har nul.

Nøglefakta

• Definition: Tid mellem oprettelse af reservation og spisedato
• Formel: Reservationstid = Spisedato - Bookingdato
• God benchmark: Varierer efter koncept (fine dining 7-14 dage, casual 1-3 dage)
• Hvorfor det er vigtigt: Styrer bemanding, varelager, no-show-forudsigelse og marketing-timing

Den korte forklaring

Reservationstid måler varigheden fra en gæst opretter en reservation til den planlagte spisedato. Det fortæller dig, hvor langt i forvejen dine gæster planlægger deres besøg.

Reservationstid = Spisedato - Bookingdato

Eksempel: Gæst booker den 10. januar til middag den 17. januar = 7 dages reservationstid.

Same-day-bookinger har nul reservationstid. Walk-ins har per definition slet ingen reservationstid, da de ankommer uden reservation.

Hvorfor reservationstid er vigtigt

Driftsplanlægning

Reservationstid bestemmer direkte, hvordan du driver din restaurant:

En restaurant hvor 80% af bookingerne sker same-day, fungerer helt anderledes end en, hvor de fleste reservationer kommer en uge i forvejen.

Sammenhæng med no-shows

Der er en direkte sammenhæng mellem reservationstid og no-shows:

Gæster der booker langt ud, har større sandsynlighed for at ændre planer. Same-day-bookere har besluttet sig for at spise ude i aften.

Omsætningsprognoser

Reservationstid-data giver dig et kig ind i fremtidig omsætning:

• Lang reservationstid = mere forudsigelig bookingtrafik
• Kort reservationstid = sværere at forudsige, mere usikkerhed
• Sæsonmønstre afslører skift i gæsteadfærd

Sådan beregner du reservationstid

Grundlæggende beregning

Reservationstid = Spisedato - Bookingdato

Eksempel:

• Bookingdato: mandag den 10. januar
• Spisedato: fredag den 14. januar
• Reservationstid: 4 dage

Gennemsnitlig reservationstid

For en meningsfuld analyse beregner du på tværs af dine reservationsdata:

Gennemsnitlig reservationstid = Sum af alle reservationstider / Antal reservationer

Eksempel:

• Reservation 1: 2 dages reservationstid
• Reservation 2: 0 dages reservationstid
• Reservation 3: 7 dages reservationstid
• Reservation 4: 1 dags reservationstid
• Reservation 5: 5 dages reservationstid

Gennemsnit = (2 + 0 + 7 + 1 + 5) / 5 = 3 dages gennemsnitlig reservationstid

Fordelingsanalyse

Gennemsnittet alene kan vildlede. Kig på fordelingen:

Restaurant A: Gennemsnit 3 dage

• 50% same-day-bookinger
• 30% 1-3 dages bookinger
• 20% 7+ dages bookinger

Restaurant B: Gennemsnit 3 dage

• 10% same-day-bookinger
• 80% 2-4 dages bookinger
• 10% 7+ dages bookinger

Samme gennemsnit, men helt forskellige mønstre der kræver forskellige strategier.

Hvad er en god reservationstid?

Benchmarks efter restauranttype

Match reservationstiden til din model

Afvejninger

Længere reservationstid giver:

• Bedre prognoser
• Mere tid til bemanding og varelager
• Opfattelse af høj efterspørgsel
• Flere muligheder for depositum

Kortere reservationstid giver:

• Lavere no-show rater
• Flere spontane, lokale gæster
• Lettere at fylde afbestillinger
• Mindre afhængighed af forhåndsbookinger

Sådan forbedrer du din styring af reservationstid

1. Optimer dit bookingvindue

Dit bookingvindue er, hvor langt i forvejen gæster kan reservere:

• Hvis 95% af bookingerne sker inden for 14 dage, er et 60-dages vindue spild af kræfter
• Hvis gæster vil booke 2 måneder ud til fødselsdage, så imødekom det
• Kortere vinduer kan reducere no-shows, men du risikerer at miste tidlige planlæggere

2. Tilpas påmindelser efter reservationstid

3. Justér depositumpolitik efter reservationstid

Kræv depositum baseret på reservationstid og no-show-risiko:

4. Planlæg bemanding ud fra mønstre

Hvis fredagens middagsbookinger i gennemsnit har 5 dages reservationstid, kan du lægge vagtplaner med sikkerhed om tirsdagen. Hvis mandagsfrokost primært er same-day, har du brug for fleksibel bemanding.

5. Målret markedsføring efter reservationstid

Reservationstid-data fortæller dig, hvornår du skal markedsføre:

• Hvis gæster booker 7 dage ud, promover weekendtilbud den foregående weekend
• Hvis same-day dominerer, invester i markedsføring på dagen
• Email-kampagner bør ramme, når gæster aktivt booker

Typiske fejl med reservationstid

Ignorerer fordelingen

Gennemsnitlig reservationstid skjuler vigtige mønstre. Analyser hele fordelingen.

Statisk bookingvindue

Dit optimale bookingvindue kan variere efter ugedag, sæson eller eventkalender.

Samme påmindelsesstrategi til alle

Bookinger med lang reservationstid har brug for flere kontaktpunkter end same-day-reservationer.

Tilpasser sig ikke mønstre

Forskellige koncepter, dage og sæsoner har forskellige reservationstidsmønstre. Tilpas dig løbende.

Relaterede begreber

• No-show - Gæst der udebliver; hænger sammen med reservationstid
• Table turnover rate - Hvor ofte borde skifter; reservationstid påvirker planlægningen
• Walk-in - Gæst med nul reservationstid, der ankommer uden booking
• Cover - Enkelt gæst; reservationstid hjælper med at forudsige antal covers

Relateret: Sådan reducerer du no-shows | Kapacitetsplanlægning | Sådan får du flere reservationer