Event booking for restauranter: definition og tips til styring

Event booking er processen med at modtage og styre reservationer til private arrangementer, store selskaber og særlige lejligheder. For restauranter er arrangementer en højværdi-omsætningsstrøm der kan generere 2-5 gange den normale omsætning per gæst. En restaurant der blot holder to private arrangementer om måneden kan tilføje 35.000-140.000 kr. i ekstra omsætning.

Nøglefakta

• Definition: Reservationer til privat dining, store selskaber og særlige lejligheder der kræver særlig planlægning
• Omsætningseffekt: Arrangementer genererer 2-5x omsætning per gæst sammenlignet med almindelig service
• God benchmark: 10-20% af den månedlige omsætning fra arrangementer
• Hvorfor det er vigtigt: Arrangementer fylder stille perioder og skaber forudsigelig omsætning med høj margin

Den korte forklaring

Event booking dækker enhver restaurantreservation der går ud over et standardbord til 2-6 gæster. Det inkluderer privat dining, hel eller delvis leje af restauranten, firmaarrangementer, festligheder og kulinære oplevelser med billet. Arrangementer kræver forhåndskoordinering af menuer, lokale, bemanding og sommetider lyd/billede eller dekoration.

Event bookinger adskiller sig fra almindelige reservationer på flere måder:

Derfor er event bookinger vigtige

Højere omsætning per gæst

Arrangementer genererer næsten altid mere omsætning per gæst end almindelig service.

Forudsigelig omsætning

Arrangementer bookes og betales på forhånd. Til forskel fra almindelig service, hvor no-shows og stille aftener skaber usikkerhed, er arrangementsomsætning låst fast uger eller måneder forud.

Udnyttelse af stille perioder

Mandag til onsdag aften, weekendeftermiddage og tidlige tidsslots er typisk rolige. Arrangementer fylder disse huller uden at konkurrere med din spidsbelastningstid.

Sådan styrer du event bookinger

Opsæt en forespørgselsproces

Skab en simpel vej fra interesse til booking:

1. Dedikeret side på din hjemmeside med fotos af lokalet og kapacitet
2. Forespørgselsformular der fanger dato, antal gæster, anledning og budget
3. Svar inden 24 timer med tilgængelighed og muligheder
4. Planlægningssamtale eller rundvisning med kontaktpersonen
5. Underskrevet aftale og forudbetaling til bekræftelse

Opret arrangementspakker

Færdige pakker forenkler beslutningen for gæsten og beskytter dine marginer.

Sæt minimumsforbrug

Minimumsforbrug erstatter lokaleleje og sikrer tilstrækkelig omsætning:

Kræv forudbetaling og kontrakt

Hver event booking bør have en skriftlig aftale der dækker:

• Dato, tidspunkt og reserveret lokale
• Garanteret gæsteantal og deadline for endeligt antal
• Menuvalg og pris per person
• Forudbetalingsbeløb og betalingsplan
• Afbestillingspolitik og tidsfrister
• Moms og eventuel servicetillæg

Bedste praksis

Svar hurtigt på forespørgsler

Hastighed vinder event bookinger. Svar på hver forespørgsel inden 24 timer. Restauranter der svarer inden 2 timer lukker 50% flere arrangementer end dem der bruger 48+ timer.

Opbyg en event-specifik emailliste

Tidligere arrangementskunder er dine bedste emner til fremtidige bookinger. Saml deres oplysninger og kontakt dem årligt om tilbagevendende arrangementer som julefrokoster og firmamiddage.

Tag professionelle fotos af dine lokaler

Gode fotos af dine private spisestuer sælger flere arrangementer end nogen beskrivelse. Invester i professionel fotografi der viser lokalet dækket op til et arrangement.

Mål arrangementernes rentabilitet separat

Mål omsætning, vareforbrug og lønomkostninger for arrangementer uafhængigt af den almindelige service. Det afslører om din prissætning er korrekt, og hvor du kan forbedre marginerne.

Relaterede begreber

• Cover - Gæsteantal, grundlaget for arrangementsprissætning og planlægning
• Forudbetaling - Forudbetalinger der sikrer event bookinger
• Booking lead time - Arrangementer har meget længere forudbestillingstid end standardreservationer
• RevPASH - Arrangementer kan markant booste omsætning per tilgængelig sædetime

Relateret: Store selskabsbookinger | Kapacitetsplanlægning