Hvad er gæstenotater? Personalets observationer forklaret

Gæstenotater er personalets observationer og detaljer registreret om individuelle gæster for at personalisere fremtidige besøg. For restauranter er de forskellen på at behandle hvert besøg som et første besøg og at levere den personlige service der gør gæster til stamgæster. En enkelt notat om en jordnøddeallergi eller en yndlingsvin kan afgøre om en gæst kommer igen.

Overblik

• Definition: Skriftlige observationer om gæster gemt i dit reservations- eller gæstestyringssystem
• Nøgletal: Notater per gæsteprofil (sigt efter mindst en notat per tilbagevendende gæst)
• God benchmark: 70%+ af tilbagevendende gæsteprofiler har mindst en notat
• Konsekvens: Personlig service baseret på notater øger genbesøg og gennemsnitsforbrug

Kort forklaret

Gæstenotater er de detaljer dit team registrerer om individuelle gæster efter et besøg. Disse notater lever i dit reservationssystem, knyttet til gæstens profil, så alle på dit hold kan tilgå dem inden næste besøg. De dækker alt fra “alvorlig skaldyrsallergi” til “foretrækker bås ved vinduet” til “fejrer 10-års bryllupsdag i marts.”

Målet er simpelt: giv dit team den information de har brug for, så hver gæst føler sig husket.

Derfor er gæstenotater vigtige

Personalisering uden perfekt hukommelse

Ingen tjener kan huske præferencerne for hundredvis af gæster. Notater udfylder det hul:

Allergi- og diætsikkerhed

Det er gæstenotaternes vigtigste funktion. En registreret allergi kan forhindre en medicinsk nødsituation:

• Alvorlige allergier markeret tydeligt på profilen
• Køkkenet ser restriktioner inden bestillingen ankommer
• Nyt personale informeres, selv om den oprindelige tjener ikke er på vagt
• Ingen afhængighed af at gæsten husker at nævne det hver gang

Holdkontinuitet

Personaleomsætningen i restauranter ligger gennemsnitligt på 70-80% årligt. Gæstenotater sikrer at institutionel viden overlever:

• En ny tjener fortsætter hvor den forrige slap
• Sæsonpersonale kan levere personlig service fra dag et
• Deltidsværter genkender tilbagevendende VIP-gæster
• Ledere ser en gæsts fulde historik uanset hvem der betjente dem

Sådan opbygger du et effektivt gæstenotatsystem

1. Vælg hvad der skal registreres

Ikke alle detaljer er værd at skrive ned. Fokusér på notater der ændrer adfærd:

Testen: Ville denne notat hjælpe den næste tjener med at gøre noget anderledes? Hvis ikke, drop den.

2. Gør det hurtigt og gnidningsfrit

Gæstenotater virker kun hvis personalet faktisk skriver dem. Fjern enhver barriere:

• Brug et system der lader notater tilføjes fra en telefon på under 10 sekunder
• Placér tablets ved værtspulten og servicestationerne
• Brug forkortelseskoder for almindelige notater (AL = allergi, SP = siddepræference, VIP = VIP-gæst)
• Resos lader tjenere tilføje notater direkte på en gæsteprofil med få tryk

3. Standardisér formatet

Ensartede notater er nemmere at skimme under en travl service:

• Start med kategorien: Allergi, Præference, Anledning, Problem, Generelt
• Vær specifik: “Glutenfri, ikke cøliaki” er mere brugbart end “diætrestriktion”
• Datér vigtige notater: “Klagede over støj 2024-11-15” giver kontekst
• Brug flag for hastegrad: Allergier og VIP-status bør skille sig ud visuelt

4. Gennemgå notater inden hver service

Notater er ubrugelige hvis ingen læser dem:

• Værter gennemgår gæsteprofiler for hver reservation under briefing
• Tjenere tjekker notater inden de nærmer sig et bord
• Køkkenet modtager allergiflag med hver bestilling
• Ledere scanner for VIP-gæster og gæster med tidligere klager

5. Hold notater opdaterede

Gamle eller unøjagtige notater gør mere skade end gavn:

• Opdatér præferencer når gæster nævner ændringer
• Fjern forældet information (“Gravid” fra for to år siden)
• Bekræft allergier periodisk i stedet for at antage
• Arkivér notater for gæster der ikke har besøgt i over et år

Bedste praksis

• Gå forrest med et godt eksempel. Når ledere tilføjer gæstenotater, følger personalet efter. Gør det synligt at ledelsen værdsætter denne praksis.
• Fremhæv gode notater. Når en tjeners notat fører til et øjeblik der begejstrer en gæst, anerkend det under briefingen. Det styrker vanen.
• Hold det professionelt. Notater bør være faktuelle og hjælpsomme. Registrér aldrig personlige vurderinger, fysiske beskrivelser eller noget du ikke ville være tryg ved at vise gæsten.
• Start med stamgæsterne. Du behøver ikke notater for hver eneste gæst. Begynd med at opbygge detaljerede profiler for dine 50 mest tilbagevendende gæster, og udvid derfra.

Relaterede begreber

• Cover - Hver betjent gæst er en potentiel profil at tilføje notater til
• No-show - Notater hjælper med at markere gæster der har et mønster med at udeblive
• Walk-in - Walk-in gæster er sværere at fange notater for, men ventelister hjælper

Relateret: Sådan reducerer du no-shows | Få flere reservationer | Store selskabsbookinger