Hvad er en reservationsbekræftelse? Definition for restauranter

En reservationsbekræftelse er en besked der verificerer at gæstens reservation er modtaget, accepteret og sikret. For restauranter er bekræftelsen mere end en høflighedsgestus. Den starter gæsterelationen, reducerer no-shows og forhindrer de misforståelser der fører til tomme borde og frustrerede gæster.

Nøglefakta

• Definition: En besked der bekræfter at reservationsdetaljerne er registreret og accepteret
• God benchmark: 100% af reservationer bekræftet inden for 60 sekunder
• Hvorfor det er vigtigt: Bekræftelser reducerer no-shows, forhindrer bookingfejl og etablerer en kommunikationskanal til påmindelser

Den korte forklaring

En reservationsbekræftelse er den besked gæsten modtager efter at have gennemført en reservation. Den bekræfter dato, tid, antal gæster og eventuelle særlige detaljer. Bekræftelsen kan komme via e-mail, SMS eller begge dele. Den fungerer som bevis for reservationen og indeholder typisk instruktioner til ændring eller afbestilling.

Eksempel: “Hej Sara, din reservation hos Bistro Noma til 2 gæster torsdag den 20. marts kl. 19:00 er bekræftet. Svar A for at afbestille eller Ae for at ændre.”

Hvorfor reservationsbekræftelser er vigtige

De forhindrer misforståelser

En mundtlig reservation er en hukommelse. En skriftlig bekræftelse er dokumentation. Forskellen gør sig gældende når gæsten siger de bookede til kl. 19:00 og værten siger kl. 19:30, eller når gæsten troede det var torsdag og systemet viser fredag.

De starter no-show forebyggelseskæden

Bekræftelsen er det første af flere kontaktpunkter mellem booking og ankomst. Hvert budskab giver gæsten mulighed for at afbestille hvis planerne ændres, hvilket er langt bedre end en uannonceret udeblivelse.

En standard kontaktpunktsekvens:

1. Øjeblikkelig bekræftelse ved booking
2. Påmindelse 24-48 timer før reservationen
3. Påmindelse på dagen 2-4 timer før ankomst

Restauranter der bruger denne tretrinsmodel ser no-show rater 30-50% lavere end dem uden nogen bekræftelsesproces.

De skaber en ændringsvej

Uden bekræftelse har gæster med ændrede planer to muligheder: ring til restauranten (ofte under service hvor ingen svarer) eller bare lad være med at dukke op. En bekræftelse med nemme ændrings- og afbestillingslinks giver en tredje og bedre mulighed.

Hvad skal den indeholde?

De vigtigste oplysninger

Hver reservationsbekræftelse bør indeholde:

• Restaurantens navn og beliggenhed
• Dato og tidspunkt for reservationen
• Antal gæster
• Bekræftelsesnummer eller reference
• Hvordan man ændrer eller afbestiller
• Kort afbestillingspolitik

Ekstra der gør en forskel

Kanalspecifikke formater

SMS (hold det kort): “Bekræftet: Bord til 2 hos Bistro Noma, tor. 20. mar., kl. 19. Svar A for at afbestille. Mindst 24 timers varsel.”

E-mail (mere detaljeret): Inkluder alle detaljer, klikbare knapper til ændring/afbestilling, kort, menulink og fuld afbestillingspolitik.

Gode råd

1. Send med det samme

Gæster forventer bekræftelse inden for sekunder. En forsinkelse, selv 5-10 minutter, skaber tvivl og kan få gæsten til at booke et andet sted som backup. Automatiser bekræftelser via dit bookingsystem.

2. Brug begge kanaler

Med begge kanaler sikrer du at gæsten modtager bekræftelsen uanset præference.

3. Gør ændring nemt

Inkluder klare, enkle muligheder:

• Ét-klik afbestillingslink
• Svar-for-at-ændre SMS-mulighed
• Telefonnummer til særlige ændringer
• Online ændringsportal

Jo nemmere du gør det at ændre eller afbestille, jo mere sandsynligt er det at gæsten kommunikerer frem for bare ikke at dukke op.

4. Bekræft afbestillingspolitikken

Angiv politikken i selve bekræftelsen. Gæster der så “Afbestil mindst 24 timer i forvejen for at undgå gebyr på 200 kr./person” under booking, har måske glemt det når dagen nærmer sig. At gentage det i bekræftelsen styrker forventningen.

5. Gør det personligt

Brug gæstens navn. Har de noteret en anledning, så henvis til den. Små detaljer forvandler en automatisk besked til noget der føles personligt.

Bekræftelse versus påmindelse

Selvom de er relaterede, tjener de forskellige formål:

Begge er nødvendige. Bekræftelsen etablerer reservationen. Påmindelsen genaktiverer den i gæstens bevidsthed tæt på datoen.

Typiske fejl

Forsinkede eller manglende bekræftelser

Gæster der booker og ikke hører noget antager at noget gik galt. De ringer måske for at verificere (som øger din telefonbelastning) eller booker andetsteds. Automatiser øjeblikkelige bekræftelser for alle kanaler.

Ingen afbestillingsmulighed

En bekræftelse uden afbestillingslink er en forspildt mulighed. Hver bekræftelse bør indeholde en nem måde at afbestille på. Du vil vide om afbestillinger så tidligt som muligt så du kan genbooke bordet.

Upersonlige standardbeskeder

“Din reservation er bekræftet” uden detaljer tvinger gæsten til at huske alt selv. Inkluder alle oplysninger. Lidt personalisering gør en stor forskel for at gæsten føler sig værdsat allerede inden ankomst.

Relaterede begreber

• No-show - Gæst der udebliver; bekræftelser starter kæden der forebygger no-shows
• Booking lead time - Tid mellem booking og besøg; længere reservationstid kræver mere opfølgning efter bekræftelsen
• Forudbetaling - Betaling ved booking; bekræftelsen bør anerkende kvittering for forudbetalingen
• Venteliste - Kø for walk-in gæster; ventelistegæster modtager en anden type bekræftelse når et bord åbner sig

Relateret: Sådan reducerer du no-shows | Sådan reducerer du afbestillinger | Online vs. telefonreservationer