Hvad er forudbetaling for reservation? Guide til restauranter

Forudbetaling for reservation er et beløb gæsten betaler ved booking for at sikre sit bord. Det forvandler reservationer fra mundtlige løfter til økonomiske forpligtelser. En restaurant der kræver 150 kr. i forudbetaling ser typisk no-show raten falde fra 15% til under 5% — det kan betyde tusindvis af kroner i reddet omsætning.

Overblik

• Definition: Betaling ved booking for at bekræfte og fastholde en reservation
• Typisk beløb: 100-300 kr. per person for standard, 300-1.000 kr. for særlige arrangementer
• God benchmark: Under 5% no-show rate efter indførelse
• Konsekvens: Skaber ansvarlighed som påmindelser alene ikke kan

Kort forklaret

Forudbetaling er penge gæsten betaler ved booking for at vise de mener det alvorligt. I modsætning til fuld prisbetaling for hele måltidet udgør forudbetalingen typisk en del af den forventede regning. De fleste restauranter trækker beløbet fra den endelige regning og beholder det ved no-show eller sen afbestilling.

Der er flere modeller:

Derfor er forudbetaling vigtigt

Det skærer no-shows dramatisk ned

Forudbetaling skaber ægte forpligtelse:

Forskellen mellem 15% og 3% no-shows for en restaurant med 100 gæster om aftenen og 300 kr. i gennemsnitsregning svarer til ca. 27.000 kr. ekstra om måneden.

Det beskytter mod tab

Hver no-show koster mere end selve den tabte regning:

Forudbetalingen opvejer disse tab når gæster udebliver.

Det filtrerer for seriøse gæster

Gæster der lægger penge er mere tilbøjelige til at:

• Dukke op til tiden
• Overholde reservationen
• Afbestille ordentligt hvis planerne ændres
• Sætte pris på oplevelsen

Sådan sætter du beløbet rigtigt

Forudbetalingen skal være stor nok til at virke, men ikke så stor at den afskrækker bookinger:

Beregn den forventede effekt

Forventet reddet omsætning = (Nuværende no-shows x Gennemsnitsregning) x Forventet reduktion

Eksempel:

• 100 gæster per aften, 15% no-show rate = 15 tabte gæster
• 300 kr. gennemsnitlig regning = 4.500 kr. tabt dagligt
• Forudbetaling reducerer no-shows til 5% = 10 reddede gæster
• Daglig reddet omsætning: 3.000 kr.
• Månedlig reddet omsætning: 90.000 kr.

Hvad kendetegner en god politik?

Opbygning af en klar politik

En god forudbetalingspolitik dækker:

1. Beløb: Hvor meget per person eller per bord
2. Hvornår beløbet trækkes: Ved booking eller 24-48 timer før
3. Afbestillingsfrist: Hvor lang tid i forvejen du kan afbestille og få pengene igen
4. Modregning: Hvordan beløbet trækkes fra den endelige regning
5. No-show vilkår: Hvad der sker hvis gæsten ikke dukker op

Eksempel på tekst

“Vi opkræver 150 kr. per person for at bekræfte din reservation. Beløbet refunderes fuldt ud ved afbestilling senest 48 timer før. Afbestiller du senere, eller udebliver du, beholder vi beløbet. Forudbetalingen trækkes fra din regning når du spiser hos os.”

Afbestillingsfrister i praksis

Sådan kommer du i gang

1. Opsæt dit bookingsystem

De fleste moderne reservationssystemer understøtter forudbetaling:

• Sæt beløb efter selskabsstørrelse
• Definer refunderingsvinduer
• Automatiser opkrævning ved booking
• Håndter refundering ved gyldige afbestillinger

2. Kommuniker tydeligt

Gør politikken synlig overalt:

3. Træn personalet

Dit team skal kunne:

• Forklare politikken til gæster der ringer
• Svare på spørgsmål om forudbetaling
• Behandle refunderinger ved rettidig afbestilling
• Modregne korrekt i den endelige regning

4. Start med de mest udsatte bookinger

Hvis du er i tvivl om at kræve forudbetaling af alle:

• Begynd med fredag/lørdag aften
• Tilføj krav for store selskaber
• Udvid til helligdage og arrangementer
• Vurder resultaterne inden du går bredere

5. Følg op og juster

Hold øje med nøgletallene:

Typiske fejl

Forudbetalingen er for lav

30 kr. skaber papirarbejde uden forpligtelse. De fleste ryster det af sig og no-shower alligevel.

Ingen klar afbestillingspolitik

Vage regler skaber konflikter. Vær præcis med frister, refunderingsproces og no-show konsekvenser.

Besværlig refundering

Gæster der afbestiller rettidigt fortjener hurtige og nemme penge tilbage. Langsom refundering giver klager og dårlige anmeldelser.

Glemmer at modregne i regningen

Træk altid forudbetalingen fra den endelige regning. Behandler du det som et ekstra gebyr, bliver gæsterne sure.

Vilkårlig håndhævelse

Frafader du no-show gebyr tilfældigt, spreder det sig hurtigt. Håndhæv politikken konsekvent for at bevare dens effekt.

Forudbetaling kontra korthold

Nogle restauranter starter med korthold og skifter til forudbetaling efter behov.

Relaterede termer

• No-show - Gæster der udebliver, det primære problem forudbetaling løser
• Cover fee - Platformgebyrer per gæst, adskilt fra gæstens forudbetaling
• Booking lead time - Tid mellem booking og besøg, påvirker forudbetalingspolitikkens design

Relateret: Sådan reducerer du no-shows | Forudbetalinger og depositum