Hvad er en walk-in gæst? Betydning og håndtering for restauranter

En walk-in er en gæst der dukker op uden reservation. Walk-ins er både en mulighed og en udfordring: de fylder tomme borde og fanger spontan efterspørgsel, men kræver fleksibel kapacitetsstyring. En god walk-in strategi kan redde 30-50% af den omsætning du ellers taber til no-shows.

Overblik

• Definition: Gæst der kommer uden forudgående reservation
• No-show risiko: Nul — de er allerede der
• God benchmark: 20-50% af gæster fra walk-ins (varierer efter koncept)
• Konsekvens: Walk-ins lukker omsætningshuller fra no-shows, afbestillinger og huller i bookingplanen

Kort forklaret

En walk-in gæst møder op på din restaurant uden at have booket. De kan blive sat med det samme hvis der er plads, komme på venteliste hvis der er fuldt, eller blive afvist hvis kapaciteten er helt booket.

I modsætning til reservationer er der nul no-show risiko. Gæsten står foran dig og er klar til at spise.

Hvorfor walk-ins er vigtige

De fylder omsætningshullerne

Walk-ins opfanger omsætning fra:

En restaurant der afviser walk-ins mens borde står tomme, lader penge ligge på bordet.

De fanger spontan efterspørgsel

Ikke alle planlægger deres middage. Walk-ins opfanger:

• Turister der udforsker området
• Forretningsrejsende uden planer
• Spontane fejringer
• Pludselige madlyst-beslutninger
• Deltagere fra nærliggende arrangementer

Driftsmæssig fleksibilitet

Walk-ins fylder de akavede huller som reservationer ikke rammer:

• Et 2-personers bord i 45 minutter inden næste reservation
• Enkeltpersoner ved baren
• Tidlige spisegæster inden rushet
• Sene gæster efter spidsbelastningen

Sådan måler du walk-in nøgletal

Walk-in procent

Walk-in procent = (Walk-in gæster / Samlede gæster) x 100

Eksempel: 45 walk-in gæster ud af 150 i alt = 30% walk-in rate

Walk-in konverteringsrate

Konverteringsrate = (Walk-ins der blev sat / Walk-ins der dukkede op) x 100

Den viser hvor godt du formår at rumme efterspørgslen.

Gennemsnitlig ventetid

Følg ventetider for at forbedre dine estimater og gæsternes tilfredshed:

Gennemsnitlig ventetid = Samlet ventetid / Antal walk-ins der ventede

Hvad er en god walk-in fordeling?

Benchmarks efter restauranttype

Find din balance

Den rigtige fordeling afhænger af:

Sådan bliver du bedre til at håndtere walk-ins

1. Klar kommunikation ved ankomst

Når walk-ins dukker op:

1. Anerkend dem med det samme
2. Vær ærlig om ledige borde
3. Giv realistiske ventetider
4. Tilbyd alternativer (bar, udendørs)
5. Tag deres navn til ventelisten

Lad aldrig walk-ins stå og vente uden at nogen tager sig af dem.

2. Effektiv ventelistestyring

God ventelistehåndtering kræver:

• Realistiske ventetidsestimater (sig hellere lidt for meget end for lidt)
• SMS-besked når bordet er klar
• Mulighed for at gå en tur og komme tilbage
• Sporing af frafald for at blive bedre til estimater

3. Hold kapacitet fri til walk-ins

Overvej at reservere lidt plads:

• Sikrer at du altid kan sige “ja”
• Fanger spontan omsætning
• Giver en buffer til reservationsproblemer
• Holder bar og små borde tilgængelige

4. Brug barpladser strategisk

At tilbyde barsæder til walk-ins:

• Giver øjeblikkelig omsætning
• Holder gæsterne engageret mens de venter
• Nogle gæster foretrækker faktisk at spise ved baren
• Frigør spisestuen til reservationer

5. Gør walk-ins til fremtidige reservationer

Vend walk-ins til bookinger:

• Saml kontaktinfo via ventelisten
• Nævn “Næste gang kan du booke og springe køen over”
• Følg op med et booking-link
• Gør det nemt med QR-koder

Walk-in strategi efter efterspørgselsniveau

Rolige perioder

Tag imod alle walk-ins med kyshånd. Fokus: fyld sæder.

Moderat efterspørgsel

Balancer reservationer og walk-ins. Kør venteliste.

Travle perioder

• Kortere reservationsvinduer
• Start ventelisten tidligt
• Klar kommunikation om ventetider
• Alternative pladser (bar, terrasse)

Typiske walk-in fejl

At ignorere gæster der dukker op

Walk-ins der står uden at nogen kigger op, føler sig uvelkomne og smutter.

At love for kort ventetid

Bedre at sige “45 minutter” og sætte dem efter 30 end omvendt.

Ikke at tilbyde alternativer

Barpladser, udendørs borde eller et senere tidspunkt kan redde gæster der ellers ville gå.

At holde for meget til reservationer

Tomme borde under service er tabt omsætning. Lad være med at overbinde dig til reservationer.

Intet ventelistesystem

Kaos i travle perioder fører til frustrerede gæster der forsvinder.

Relaterede begreber

• No-show - Reservationer der aldrig dukker op, og dermed skaber borde walk-ins kan fylde
• Cover - Gæsteantal, uanset om det er fra reservationer eller walk-ins
• Bordomsætning - Hvor ofte borde vendes, hvilket påvirker walk-in tilgængelighed
• Reservationstid - Hvor lang tid i forvejen gæster booker; walk-ins har nul lead time

Relateret: Ventelistestyring | Sådan får du flere reservationer | Kapacitetsplanlægning