Sådan håndterer du store selskabsbookinger

Vil du håndtere store selskaber uden at tabe penge, kræver det forudbetaling, klare spilleregler, god kommunikation på forhånd og mulighed for forudbestilling. Restauranter, der har en fast proces for store selskaber, beskytter deres omsætning. Dem, der behandler dem som helt almindelige reservationer, risikerer dyre no-shows og kaos i køkkenet.

Et selskab på 12, der ikke dukker op, koster dig langt mere end tolv enkelte no-shows. Du har skubbet borde sammen, sat ekstra personale på, forberedt mad til et bestemt antal og sagt nej til andre gæster. Når gruppen så ikke kommer, kan du ikke bare fylde pladserne igen.

Hovedpointer

• Løsningen: Forudbetaling + krav om varsel + forudbestillinger + bekræftelsesopkald
• Forventet resultat: Næsten ingen no-shows på store bookinger og mere rolig service
• Tidsforbrug: 1-2 timer til at skrive reglerne ned, derefter løbende opfølgning
• Pris: Gratis — det er ren proces

Før du går i gang

Store selskaber skal håndteres anderledes end almindelige reservationer. Start med at definere, hvornår et selskab er “stort” hos jer.

Det skal du bruge:

• En klar definition af, hvad “stort” betyder for din restaurant
• Mulighed for at opkræve forudbetaling i dit system
• Nedskrevne regler til personale og gæster
• En forudbestillingsmenu (anbefales fra 10+)

Sæt dine grænser:

Tilpas efter jeres lokale. Hvis et selskab på 6 kræver, at I rykker borde sammen, er det jeres grænse.

Trin 1: Indfør forudbetaling

Forudbetaling gør, at uforpligtende forespørgsler bliver til seriøse bookinger — og giver jer en rimelig kompensation, hvis planerne ændrer sig.

Sådan gør du:

1. Fastsæt beløb efter selskabsstørrelse
2. Sæt opkrævningen op i jeres bookingsystem
3. Skriv klare afbestillingsvilkår
4. Sørg for, at personalet kender reglerne

Beløb og frister:

Afbestillingsregler:

• Fuld refusion: Afbestil inden fristen
• 50 % refusion: Afbestil efter fristen
• Ingen refusion: Mindre end 24 timer eller no-show

Gør vilkårene helt tydelige ved booking. Send en skriftlig bekræftelse med det hele.

Trin 2: Kræv booking i god tid

Store selskaber kræver forberedelse: køkkenet skal planlægge, I skal bemande rigtigt, og bordene skal sættes op.

Sådan gør du:

1. Sæt mindste varsel efter selskabsstørrelse
2. Sig nej til store selskaber samme dag
3. Kræv længere varsel i travle perioder
4. Læg bekræftelsespunkter ind undervejs

Krav til varsel:

Varslet giver jer tid til at:

• Køkkenet kan bestille varer og forberede
• I kan sætte nok personale på
• Bordene kan stilles op på forhånd
• Forudbetalingen kan opkræves og bekræftes

Trin 3: Få alle oplysninger med det samme

Store selskaber kræver flere oplysninger end en almindelig reservation. Sørg for at få det hele ved booking.

Sådan gør du:

1. Lav en tjekliste til store selskaber
2. Træn personalet i at spørge efter alt
3. Skriv det ind i jeres bookingsystem
4. Send en bekræftelse med alle detaljer

Oplysninger I skal have:

• Kontaktperson med telefonnummer (ikke kun e-mail)
• Præcist antal med buffer (“bekræftet 10, måske 12”)
• Anledning (fødselsdag, firmamiddag, fejring)
• Allergier og kostrestriktioner
• Tidsramme (“vi skal være færdige inden kl. 21”)
• Betaling (én regning, opdelt, firmakort)

Derfor er det vigtigt: Manglende info giver problemer på selve aftenen. En overraskelsesfødseldag kræver en dessertplan. Allergier kræver forberedelse i køkkenet. Tidsrammer påvirker, hvilket bord I vælger.

Trin 4: Indfør forudbestilling fra 10+

Forudbestilling gør alt nemmere for køkkenet, personalet og gæsterne.

Sådan gør du:

1. Lav 2-3 prix fixe-menuer i forskellige prisklasser
2. Kræv valg senest 48-72 timer før
3. Tilbyd drikkepakker
4. Få allergier og kostrestriktioner med i forudbestillingen

Fordele ved forudbestilling:

Eksempel på prix fixe:

• Menu A: 300 kr./person (forret + hovedret, valg mellem 3)
• Menu B: 450 kr./person (forret + hovedret, valg mellem 5 + dessert)
• Menu C: 600 kr./person (3 retter, premium-udvalg)
• Drikkepakke: 175-275 kr./person

Forudbestilling låser også omsætningen, så det betyder mindre, hvis et par gæster falder fra.

Trin 5: Bekræft flere gange

Store selskaber kræver flere opfølgninger for at sikre, at antal, tidspunkt og detaljer holder.

Sådan gør du:

1. Send bookingbekræftelse med det samme
2. Bekræft 48-72 timer før
3. Lav en sidste bekræftelse på selve dagen
4. Gem alle bekræftelser

Tidslinje for bekræftelse:

Hvad I skal bekræfte:

• Endeligt antal (få et præcist tal)
• Ankomsttidspunkt
• Menuvalg (hvis forudbestilt)
• Særlige ønsker
• Betaling

Trin 6: Håndter ændringer i antal

Store selskaber ankommer sjældent med præcis det antal, de bookede. Byg fleksibilitet ind i jeres proces.

Sådan gør du:

1. Lav regler for ændringer i antal
2. Fortæl gæsten om reglerne ved booking
3. Skriv det endelige antal ned ved bekræftelsen
4. Ved, hvornår I opkræver for udeblevne gæster

Regler for ændringer:

Sig det ved booking: “Vi bekræfter det endelige antal 48 timer før. Herefter opkræver vi ud fra det bekræftede antal, også selvom færre gæster dukker op.”

Trin 7: Lav klare ankomstregler

Store selskaber har en tendens til at dryppe ind. Klare regler holder styr på det.

Sådan gør du:

1. Beslut, hvornår I sætter et delvist selskab
2. Sæt en grænse for, hvor længe I holder bordet
3. Skriv reglerne i bekræftelsen
4. Træn værterne i at følge dem

Ankomstregler:

• Hold bordet i 15 minutter efter reservationstidspunktet
• Sæt selskabet, når 75-80 % er mødt op
• Frigiv bordet, hvis ingen er kommet efter 20 minutter

Sådan formulerer du det: “Vi holder jeres bord til kl. 19:15 for jeres reservation kl. 19. Vi sætter gerne selskabet, når de fleste er ankommet. Giv os besked, hvis I bliver forsinket.”

På selve aftenen:

• Sæt en leder eller erfaren tjener på at tage imod og koordinere
• Hav et sted, hvor gæsterne kan vente, hvis bordet ikke er klar endnu
• Giv køkkenet besked om præcis timing, når selskabet er sat

Typiske fejl du skal undgå

At behandle store selskaber som almindelige reservationer

De kræver andre tidsrammer, andre regler og mere kommunikation. Lav en separat procedure.

At droppe forudbetaling for stamgæster eller venner af venner

Reglerne skal gælde for alle. Din bedste stamgæsts ven kan stadig no-showe og koste dig 10.000 kr.

At undervurdere opsætningstiden

At skubbe borde sammen, dække op til 14 og briefe tjeneren tager længere tid, end du tror. Bloker tid før reservationen.

At glemme alternativomkostningen

Et 14-personers bord optager plads, der ellers kunne have rummet 16-18 gæster fordelt på mindre selskaber. Sæt pris og regler derefter.

Ingen plan B ved no-show

Tænk over, hvad I gør, hvis 12-personers selskabet kl. 20 ikke kommer. Kan I hurtigt stille bordene om til walk-ins? Åbne pladser via jeres venteliste?

Sådan måler du, om det virker

Hold øje med disse tal for jeres store selskaber:

Beregn jeres alternativomkostning:

For et privat lokale med 20 pladser en lørdag (2 vendinger, gennemsnitsregning per gæst 500 kr.): 20 x 500 kr. x 2 = 20.000 kr. i alternativomkostning

Sæt minimumsforbruget til 16.000-20.000 kr. for at beskytte den omsætning.

Værktøjer der gør det nemmere

Moderne bookingsystemer har funktioner, der er bygget til store selskaber.

Forudbetaling er integreret i bookingflowet, så det er nemt for gæsten og automatisk for jer.

Gæstenoter gemmer alle de detaljer, I fik ved booking, og gør dem synlige for alle, der har brug for dem.

Bordblokering reserverer den rigtige bordopstilling på forhånd, så I undgår dobbeltbookinger.

Automatiske påmindelser sender bekræftelser på de rigtige tidspunkter — men ring stadig selv, når det gælder store selskaber.

Hvis jeres system ikke kan håndtere forudbetaling eller detaljerede gæstenoter, har Resos det hele med uden gebyr per gæst.

Kort sagt

Store selskaber kan give god omsætning, men de er også en risiko. Giv dem den ekstra opmærksomhed, de kræver: Sæt klare grænser, kræv forudbetaling fra 8+, få alle oplysninger med det samme, og bekræft flere gange.

Pointen er ikke at gøre det besværligt at booke et stort selskab. Pointen er at sikre, at dem I booker, rent faktisk dukker op — klar til en god aften.

Begynd med at skrive jeres regler for store selskaber ned i denne uge. Gennemgå dem med teamet. Og brug dem konsekvent.

Relaterede guider: Forudbetalinger | No-show rate | Kapacitetsplanlægning