Sådan beregner og sænker du din no-show rate

Vil du sænke din no-show rate? Så skal du måle den ordentligt og derefter sætte ind med påmindelser, nem afbestilling og forudbetaling på risikobookinger. Restauranter der aktivt arbejder med no-shows, kommer typisk fra 15-20% ned under 5% — og henter tusindvis af kroner hjem hver måned.

Et tomt bord en travl fredag aften er ikke bare ærgerligt. Det er penge ud af vinduet. For en restaurant med 100 gæster og en gennemsnitsregning på 500 kr. per gæst betyder en no-show rate på 10%, at du mister 50.000 kr. i omsætning om ugen. Det er 200.000 kr. om måneden — bare væk.

Hovedpointer

• Løsningen: Registrer no-shows pr. dag og selskabsstørrelse + automatiske påmindelser + nem afbestilling + forudbetaling på risikobookinger
• Forventet effekt: 50-70% færre no-shows
• Tid til opsætning: 1-2 timer
• Pris: Gratis i de fleste reservationssystemer

Før du går i gang

Du kan ikke forbedre noget, du ikke måler. Start med at finde ud af, hvor din no-show rate ligger lige nu.

Det skal du bruge:

• Reservationsdata fra de seneste 30-90 dage
• Adgang til rapportering i dit reservationssystem
• Mulighed for at markere og følge no-shows fremover

Beregn dit udgangspunkt:

Hvis du havde 200 reservationer i sidste uge, og 24 gæster aldrig dukkede op, er din no-show rate 12%.

Bryd tallene ned:

• Ugedag (fredage har ofte flere no-shows end tirsdage)
• Hvor langt i forvejen der er booket (reservationer 2+ uger frem har typisk højere rate)
• Selskabsstørrelse (store selskaber afbestiller eller no-shower oftere)
• Bookingkilde (tredjepartsplatforme kan have andre rater)

Det er i mønstrene, du finder ud af, hvor du skal sætte ind.

Trin 1: Beregn hvad det koster dig om måneden

Når du sætter kroner og øre på problemet, bliver det nemmere at handle — og at forsvare investeringen.

Sådan gør du:

1. Find dit antal no-shows fra sidste måned
2. Gang med din gennemsnitsregning per gæst
3. Læg spildt forberedelse oveni (15-20% af råvareomkostningen for de gæster)
4. Beregn det samlede månedlige tab

Eksempel: En restaurant med 50 pladser, 2 seatings pr. aften, gennemsnitsregning på 500 kr. per gæst og 10% no-shows:

• Forventede gæster pr. måned: 3.000
• No-shows ved 10%: 300
• Direkte tabt omsætning: 150.000 kr.
• Spildt forberedelse: ~20.000 kr.
• Samlet månedligt tab: ~170.000 kr.

Det tal taler for sig selv.

Trin 2: Slå automatiske påmindelser til

Påmindelser er det mest effektive enkelttiltag mod no-shows. De fanger gæster der har glemt det, og får dem med ændrede planer til at afbestille i tide.

Sådan gør du:

1. Aktivér SMS-påmindelser i dit reservationssystem
2. Indstil timing: 24 timer før (tilføj 48 timer for weekender)
3. Sørg for at have bekræftelses- og afbestillingslinks med
4. Følg op på svarprocenten

Påmindelsen skal indeholde:

• Dato, tid og antal personer
• Restaurantens navn og adresse
• En knap til at bekræfte
• En knap til at afbestille

SMS vs. e-mail: SMS har en åbningsrate på 98% mod 20% for e-mail. Hvis du kun kan vælge én, vælg SMS.

Trin 3: Bed gæster om at bekræfte

Det er ikke nok bare at minde gæster om reservationen. Bed dem aktivt om at bekræfte. Det skaber forpligtelse og afslører problembookinger i tide.

Sådan gør du:

1. Send bekræftelsesanmodning 48-72 timer før
2. Skriv klart: “Bekræft venligst din reservation”
3. Sæt opfølgning op for dem der ikke svarer
4. Frigiv borde fra gæster der slet ikke reagerer

Bekræftelsesflow:

1. 48-72 timer før: Send bekræftelsesanmodning
2. 24 timer før: Følg op med dem der ikke har svaret
3. Stadig intet svar: Ring, eller frigiv bordet med besked

Tegn på at det virker:

• 70%+ svarer på bekræftelsen
• Ikke-bekræftede reservationer markeres til opfølgning
• Problembookinger opdages 24+ timer i forvejen

Trin 4: Gør det nemt at afbestille

Det lyder måske mærkeligt, men jo nemmere det er at afbestille, jo færre no-shows. Gæster der ikke nemt kan afbestille, ender med bare at lade være med at dukke op.

Sådan gør du:

1. Sæt et-klik afbestilling ind i alle påmindelser
2. Kræv ikke at folk ringer i jeres travleste timer
3. Send en kort bekræftelse ved afbestilling
4. Sæt genbooking i gang med det samme

Hvorfor det virker: En gæst hvis planer ændrer sig har typisk to muligheder:

1. Ringe til restauranten midt i service (besværligt)
2. Bare lade være med at møde op (nemt)

Tilføj en tredje mulighed — klik på et link og afbestil med det samme — og mange gæster vælger den. Du får besked, de undgår dårlig samvittighed. Alle vinder.

Trin 5: Brug forudbetaling strategisk

Forudbetaling ændrer adfærd markant. Selv et lille beløb skaber en forpligtelse der bringer no-shows tæt på nul for de bookinger.

Sådan gør du:

1. Find dine risikobookinger (store selskaber, spidsbelastning, særlige lejligheder)
2. Sæt beløbet (150-350 kr. pr. person er normalt)
3. Gør forudbetalingen refunderbar inden for dit afbestillingsvindue
4. Modregn den i den endelige regning

Hvornår du bør kræve forudbetaling:

• Store selskaber (6+ gæster)
• Fredag og lørdag i prime time
• Helligdage (valentinsdag, mors dag, nytårsaften)
• Gæster med tidligere no-shows

Vil du dykke dybere ned i forudbetaling, se forudbetalinger og deposita.

Trin 6: Overvej strategisk overbooking

Hvis din no-show rate er stabilt høj, kan overbooking hente tabt omsætning hjem. Men gør det med omtanke.

Sådan gør du:

1. Beregn din historiske no-show rate pr. dag
2. Start forsigtigt: ligger no-shows på 12%, så overbook med 5%
3. Følg resultaterne i 4 uger før du justerer
4. Hav en plan klar til den dag, alle dukker op

Sådan fungerer det: Hvis din no-show rate stabilt er 10%, og du har kapacitet til 100 gæster:

• Uden overbooking: 90 gæster møder typisk op
• Med 5% overbooking (105 bookinger): ~95 gæster møder op

Du fylder 5 ekstra borde uden risikoen for at alle møder op på én gang.

Din plan B:

• Venteliste klar til at klare eventuel overbelægning
• Barpladser tilgængelige
• Svar klar til gæster: “Dit bord er klar om et par minutter”

Læs mere om overbooking i kapacitetsplanlægning.

Trin 7: Følg mønstre og gengangere

Ikke alle no-shows er ens. Nogle gæster er gengangere der koster dig penge igen og igen.

Sådan gør du:

1. Markér alle no-shows i dit system
2. Følg op pr. gæst for at spotte gentagelser
3. Markér gengangere til særlig håndtering
4. Gennemgå mønstre ugentligt

Sådan håndterer du gengangere:

• Første gang: Notér i systemet, ingen handling
• Anden gang: Kræv forudbetaling for fremtidige bookinger
• Tredje gang: Venlig samtale om hvad det betyder for jer
• Kronisk mønster: Overvej at sige nej til fremtidige reservationer

Typiske fejl du skal undgå

Du måler de forkerte ting

Den samlede no-show rate er ikke nok. Bryd den ned pr. dag, tidspunkt, selskabsstørrelse og kilde. Mønstrene afslører, hvor du skal sætte ind.

Du gør det for svært at afbestille

At “fange” gæster virker ikke. De ghoster dig i stedet. Gør afbestilling lige så let som at booke.

Du kræver forudbetaling på alt

Forudbetaling til tirsdagsfrokost i en halvtom restaurant skaber unødig friktion. Brug det kun ved reelle risikobookinger.

Du overbooker uden plan B

Overbooking virker, når du har et system til at håndtere overløb. Uden venteliste og reservepladser skaber du problemer.

Du ignorerer de underliggende mønstre

Hvis tirsdag kl. 18 har 25% no-shows, er der noget specifikt galt. Måske er det en bestemt bookingkilde, måske et segment der booker uden at forpligte sig. Undersøg det.

Sådan måler du succes

Følg disse tal ugentligt:

Beregn genvundet omsætning:

Værktøjer der hjælper

Moderne reservationssystemer klarer det meste af no-show forebyggelsen automatisk.

SMS- og e-mail-påmindelser sender beskederne på de rigtige tidspunkter med et-klik bekræftelse og afbestilling.

Forudbetalingsmodul med integreret betaling gør det nemt at opkræve og modregne i regningen.

Gæstehistorik markerer gengangere og gør det muligt at kræve forudbetaling eller tage en samtale, før problemet gentager sig.

Analyse viser no-show rater pr. dag, tidspunkt, selskabsstørrelse og kilde, så du kan spotte mønstrene.

Hvis dit nuværende system mangler de funktioner, har Resos det hele med — uden gebyr per gæst.

Kort sagt

No-show rate er et af de nøgletal i din drift, du nemmest kan gøre noget ved — og alligevel behandler mange restauranter det som en naturlov. Start med at beregne din nuværende rate og hvad det koster dig. Slå derefter automatiske påmindelser til. Det ene tiltag alene sænker ofte no-shows med 30% eller mere.

Tilføj bekræftelsesanmodninger, nem afbestilling og forudbetaling på risikobookinger. Følg mønstrene for at finde problemområder og gengangere.

De restauranter der behandler no-show rate som noget de kan styre — i stedet for noget de må leve med — klarer sig konsekvent bedre.

Relaterede guides: Sådan reducerer du no-shows | Forudbetalinger og deposita | Kapacitetsplanlægning