Hvad er afbestillingsrate? Definition og benchmarks for restauranter

Afbestillingsraten er procentdelen af bekræftede reservationer som gæster afbestiller inden reservationstidspunktet. For restauranter viser det tal, hvor mange bookinger du mister, og hvor mange du potentielt kan genbesætte. En restaurant der tager 80 reservationer om dagen med en afbestillingsrate på 15% mister 12 bookinger dagligt, men tidlige afbestillinger kan ofte genbesættes.

Nøglefakta

• Definition: Procentdel af reservationer der afbestilles inden spisetidspunktet
• Formel: Afbestillingsrate = (Afbestillinger / Samlede reservationer) x 100
• God benchmark: Under 10% (branchegennemsnittet er 10-20%)
• Hvorfor det er vigtigt: Høje afbestillingsrater skaber usikkerhed i planlægningen, men i modsætning til no-shows giver de tid til at reagere

Den korte forklaring

Afbestillingsraten måler hvor mange bekræftede reservationer der annulleres inden gæstens planlagte ankomst. I modsætning til no-shows, hvor gæsten bare ikke dukker op, giver afbestillinger dig forudgående besked og tid til at genbesætte bordet. Den forskel er afgørende: en afbestillingsrate på 20% er langt mindre skadelig end en no-show-rate på 20%, fordi afbestillinger kan reddes.

Afbestillingsrate = (Afbestillinger / Samlede reservationer) x 100

Eksempel: Du tog 500 reservationer i sidste uge og 75 blev afbestilt. Din afbestillingsrate er 15%.

Hvorfor afbestillingsraten er vigtig

Kapacitetsplanlægning

Afbestillinger skaber usikkerhed i dit forventede gæsteantal. En restaurant der forventer 100 reservationer med 15% afbestillingsrate skal planlægge for et sted mellem 85 og 100 gæster, og det påvirker:

• Mængden af madforberedelse
• Bemandingsniveau
• Varebestilling
• Omsætningsprognoser

Mulighed for genopretning

Det afgørende forskel mellem afbestillinger og no-shows er tid. En afbestilling kl. 12 for en reservation kl. 19 giver dig 7 timer til at fylde bordet. Track din genbesætningsrate ved siden af afbestillingsraten:

Omsætningseffekt

Selv med delvis genbesætning koster afbestillinger omsætning:

Eksempel for en restaurant med 60 sæder:

• 80 reservationer per aften, 15% afbestillingsrate = 12 afbestillinger
• 60% genbesætningsrate = 7 borde genfyldt, 5 tabt
• Ved 350 kr. gennemsnitsregning per gæst: 1.750-3.500 kr. tabt dagligt
• Månedlig effekt: 52.500-105.000 kr.

Sådan beregner du afbestillingsraten

Grundlæggende beregning

Afbestillingsrate = (Afbestillinger / Samlede reservationer) x 100

Eksempel:

• Samlede reservationer denne uge: 400
• Afbestillinger: 52

Afbestillingsrate = (52 / 400) x 100 = 13%

Per tidspunkt

Opdel afbestillinger efter hvornår de sker:

Tidlige afbestillinger er til at håndtere. Sene afbestillinger kræver opmærksomhed.

Samlet tabsrate

For det fulde billede, track afbestillingsrate sammen med no-show-rate:

Samlet tabsrate = Afbestillingsrate + No-show-rate

Hvis din afbestillingsrate er 13% og din no-show-rate er 8%, er din samlede tabsrate 21%. Det betyder at ca. hver femte reservation ikke resulterer i en gæst ved bordet.

Hvad er en god afbestillingsrate?

Restauranter der kræver depositum ser konsekvent lavere afbestillingsrater. Depositummet skaber en forpligtelse som uforpligtende bookinger mangler.

Sådan forbedrer du din afbestillingsrate

1. Gør afbestilling nemt (ja, virkelig)

Det lyder bagvendt, men det virker. Når afbestilling er besværligt, vælger gæster bare at udeblive. Når det er nemt, afbestiller de tidligt nok til at du kan reagere:

• Et-klik afbestillingslinks i påmindelsesbeskederne
• Ingen telefonopkald nødvendige
• Online afbestilling døgnet rundt
• Venlig bekræftelse når de afbestiller

Dit mål er at konvertere no-shows til tidlige afbestillinger.

2. Send kloge påmindelser

Automatiske påmindelser tjener to formål: de bekræfter besluttede gæster og giver usikre gæster en anledning til at afbestille:

• 48-timers påmindelse: “Vi glæder os til at se dig fredag kl. 19. Brug for at ændre planer?”
• Samme-dags påmindelse: “Dit bord er klar i aften kl. 19. Bekræft eller afbestil med ét tryk.”

Restauranter der bruger automatiske påmindelser reducerer typisk den samlede afbestillings- og no-show-rate med 30-40%.

3. Brug depositum strategisk

Depositum eliminerer ikke afbestillinger, men reducerer dramatisk uforpligtende bookinger:

Refunder depositum fuldt ud ved afbestilling inden for din policy-vinduer. Modregn i den endelige regning for gæster der møder op.

4. Hold en aktiv venteliste

En stærk venteliste gør afbestillinger til et ikke-problem:

• SMS ventelistegæster med det samme når pladser åbner
• Giv et 15-30 minutters svarvindue
• Hold ventelisten fyldt løbende
• Track ventelistens konverteringsrate

5. Analysér mønstre og tag action

Se efter tendenser i dine afbestillingsdata:

• Hvilke dage har flest afbestillinger?
• Hvilke bookingkanaler har højere rater?
• Afbestiller store selskaber oftere?
• Er bestemte tidspunkter mere ustabile?

Brug mønstrene til at anvende depositum eller overbooking selektivt i stedet for generelle regler.

Relaterede begreber

• No-show - En gæst der udebliver uden at afbestille, det værre udfald sammenlignet med en afbestilling
• Booking lead time - Tid mellem booking og spisning, længere lead times hænger sammen med højere afbestillingsrater
• Reservationsdeposita - Forudbetaling der reducerer både afbestillings- og no-show-rater
• Venteliste - Genopretningsmekanismen der fylder afbestilte borde med ventende gæster

Relateret: Sådan reducerer du afbestillinger | Reducer no-shows | Forudbetalinger og depositum